2017-11-25 20:20:14
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临近年底，很多值友可能都会经历类似下面的对话：——小赵/钱/孙/李/……，来来来，做一个 年度总结PPT，不用太复杂啊，要求不多，就是要这个，要那个……（以下省略1W字）——好的，老板。 您什么时间要？——明天吧！——可是现在已经23点59分了。——年轻人嘛，咳咳，要勇于担当！要勤于风险！要……发年终奖了……——好的，老板！是的，老板！绝对没问题！然后就是无穷无尽地折磨，肉体的折磨，心灵的折磨……我作为一名某不知名国企的员工也深受PPT荼毒，所以经常会上网查一些PPT制作的资料和文章，可是发现很多文章要么只讲思路，要么就是美美的图片配上几个字并不贴合我个人实际，要么就是一篇一篇又一篇地连载……正所谓哪里有压迫，哪里就有反抗，本着服务广大值友的初心，我整理出了我制作PPT的一些心得与大家分享，本篇文章拒绝套路，全是干货，将PPT从开始制作到结尾收工，从制作思路到偷懒技巧全都分享给大家。本篇文章的目的就是早日让广大值友脱离总结的苦海，远离PPT的牵绊，在临近年关的大好时光里开心愉快地剁手！不过因为涉及的内容太多，所以这篇文章非常非常非常长，全文共计9045字，图片43张，建议大家先打赏，啊，是先收藏再慢慢看，我敢保证你会有所收获。置顶几位PPT大神（没有先后顺序）：珞珈，嘉文钱，阿文，大梦。向大神们致敬！那我们就准备开车吧！前言首先，我们先要想一想，PPT是什么？呃，没错，说PowerPoint那位你赢了……像电在传输的过程中会有所损耗一样，一个演讲者将他的观点传递给听众的过程中，也会有信息的损耗，而PPT则是一个可以减少信息传递损耗的辅助交流的工具。所以，PPT并不一定要五颜六色，也不一定要有各种复杂的动画，为了达到PPT存在的目的，我个人认为一份好的PPT需要：讲逻辑，这个很容易理解，没有逻辑的PPT很容易会让受众得晕头转向，看了这一页，忘了上一页。要直观，直观不是要你把要讲的内容全都“啪”在PPT上，要提炼并加以图形化的表达，但不能太过隐晦，否则PPT都放完了，受众还没反过劲来，你这PPT做的意义是什么呢。有新意，在1.和2.的基础之上辅以一些有新意的表达，这样才是一份好的PPT。那PPT的分类呢？可能有人会说，平面风格，欧美杂志风格，在我看来，PPT分两种，一种是给人看的，一种是给人听的。没错，我就是在强行给我大国企风格PPT找一个存在的理由！根据我在其他文章评论里的观察，好像很多人都会说我们领导就是喜欢满篇都是字的PPT。其实这种PPT存在的原因有二，一是PPT的制作者和PPT的演讲者不是一个人，你是纵览了全部基础材料之后做出了提炼总结，可领导没有啊，你搞那种一页就只有几个字的PPT，领导到时候怎么讲？二是PPT的制作目的，有一些总结PPT是要下发给员工去看的，搞得言简意赅的，领导想传达的内容都被隐去了，那这PPT还有什么意义呢。另外一种呢，就是大家经常看到的演讲类的PPT了，就类似于苹果发布会那种啦。我的分享会偏前一种多一些。可能有值友会说，不是说都是干货吗！上来说这东西干嘛。因为很多时候我们做PPT的观念就是存在问题的，重视形式，忽视内容，总觉得自己的PPT做得已经很好看了，领导为什么就是不喜欢。其实不论是写材料还是做PPT，都要注意一个角度的问题，这个是做出一份合格PPT的必要条件。很多时候我们并没有做好一手PPT然后就拿着PPT去演讲的机会，我们做出来的东西很可能是领导拿去讲的，结果你做的都是从一个员工角度来写的，PPT怎么可能过关呢？那好，把大象装冰箱分几步？为了方便大家记忆，我强行套了一个CDEF进去。是不是觉得很生硬？没关系，越荒唐就记得越牢。制作一份PPT，从前期整理内容素材，到美化设计，再到检查核对，最后生成终稿，一共分四步。不过在开始之前，我们还需要一些准备活动，热热身。先记住一些快捷键吧，标黄的是重点！ 当然这只是一小部分，记住快捷键可以大大地提高制作PPT的效率。如果觉得太多不想记的话，请你一定要记住一个ctrl+s，保存！相信我，没事按一按，延年益寿。图片被压缩得有点厉害，进入设置的方法是：点击“文件”→“选项”。上面的两个请务必！一定！必须！设置好。设置自动保存间隔，这个在“文件”→“选项”→“保存”里。每10分钟存一次，万一PPT崩了，你又忘记保存，下次打开，你会在屏幕左边看到PPT自动保存的内容。设置撤销的最大数量为150，这个在“文件”→“选项”→“高级”里。不过为什么是150呢？因为150是上限，如果可以，我希望是无穷大！此项设置预防的场景如下：当你进行了一顿骚操作之后发现还是原来的版式好看，然后你开始撤销（ctrl+z），按着按着发现撤销按钮变灰了却没有恢复到最初的版式……这时候如果设置成可以撤销150次，你就美滋滋了。快速访问工具栏，就是PPT界面的最左上角那一栏，可以将常用的操作按钮放到那上面，比如我放了存储，撤销，取消撤销，格式刷和对齐。设置参考线：在“视图”标签栏里，我们可以将参考线勾上，这样内容是否对齐就可以初步的判断了，也可以时刻注意PPT的中心点。参考线的增加方法是右键单击PPT显示区域外的地方，在“网格和参考线”里面捅咕捅咕就有了。同时，我们还需要掌握一些资源，PPT模板啦，PPT图片啦，PPT里的小图标啦，这里面列举了几个我经常用的网站，墙裂推荐pixabay，这个搜图网站简直好用，又免费。这方面的资源还有很多，比如还有锐普啊，大神们的公众号啊，其实很多模板真的值得买！一、整理内容啰嗦了半天，终于进入正文了。还记得刚才提过的CDEF吗，第一步整理内容。在整理内容方面，我们准备解决3个问题。1-1 整理内容都做什么？第一步，确定主题。你这PPT要讲点啥？年中总结？年终总结？简单来说，就是你要做个什么菜。不过这个一般都是领导定……第二步，收集素材。这一步就是把你所有跟此次PPT内容有关的东西全部都找过来，文字的，图片的，各种数据，别怕多，先堆着，之后去找制作PPT需要的素材，模板啊，图表啊，字体啊，这一步类似于做饭准备食材。第三步，整理内容。将你手中的内容进行分类整理，比如按时间顺序啊，按重要程度啊等等。这一步相当于洗干净食材，都切好备好。在整理的过程中要有意识地将材料的角度进行转变，比如你要做公司的年度工作总结，收集了各部门的工作总结，最直观的就是至少要把“我们部门”这种话改成“我们公司”吧…… 还有很多无关紧要的部门级别的小事情可能就不需要拿到公司层面上来说了，这个也要有所取舍。第四步，确定大纲。所有材料都准备好，你就开始做饭了吗？你至少要在脑子里有个基本的思路吧，我要先做什么，后做什么。做PPT也是一个道理，先列个简单的word，当然你也可以去做高**的思维导图，从PPT整体的角度来看，会不会有前后重复、冲突的地方。之后，动手点火吧！1-2 内容是不是越多越好？每次做PPT都希望手头有很多的内容供自己选择，确实是越多越好。不过我们要能区分有意义的内容和无意义的内容。无意义的内容中要补充一点就是与主题明显无关的PPT模板，即使它很好看，也请放到下次主题契合的时候再用。1-3整理内容过程中的小技巧？（1）粘贴键——天下文章一大抄！我们在做PPT的时候经常要“借鉴”别人的或者自己以前写的一些东西，当我们复制（ctrl+c）并粘贴（ctrl+v）以后，很可能会遇到两种情况：A.我想保留的原有的格式没有了。这个时候，请选择“保留源格式”，如果你复制的是文字的话，你就会发现你复制的文字的大小、颜色、字体都不会发生变化。B.复制过来的内容和现有的格式不一样。这个时候，请选择“只保留文本”，这个仅限于复制文字，这样就只会把文字的内容复制过来，文字的大小、颜色、字体等格式都会被去除，变成和现有的格式一致。可以自己新建两个格式不一样的文本框，自己试一下。学会使用粘贴键，“借鉴”的痕迹就不会太明显了。（2）格式刷、动画刷——要做一个有两把刷子的男人！这是一个非常重要的工具，刷子。可以快速将一个对象上的格式/动画复制到另一个对象上。使用的方法图片里说得已经很清楚啦，单击格式刷、动画刷只能使用一次，双击则可以无限制地将选中的格式复制到目标对象上。（3）选择键——选的就是你，不要再怀疑。①首先我们要记住一个快捷键，全选（ctrl+a），这样可以直接全部选择当前界面上的所有对象（母版上的对象不能直接选，母版是什么后面会有详细的解释）。那它有什么用呢？选择一页PPT上的全部对象，我们经常会按住鼠标左键拖出一个框来选择，但有些时候一些文本框，看着可能只有几个字，但它可能会有非常长，甚至超出了PPT页面的范围，如果你只是用鼠标拖动的方法很可能会落下它，但如果你按一下ctrl+a，甭管它是圆的方的长的短的，所有的对象都会被选中，无所遁形。而且这会带来它的第二个作用，检查页面内容。我们经常选择白色的背景来做PPT，如果不小心把文本也涂上了白色，又忘记处理，很有可能就把它遗漏在那里了，再不恰巧里面写的是领导的坏话，嘿嘿嘿……这时候按ctrl+a，我们就会发现选中的对象里有一个什么都没有的文本框，其实并不是它没内容，而是文本的颜色和背景的颜色一样导致它“消失”了。②选择窗格。当我们粘贴了一大堆东西在PPT上，都互相重叠在了一起，想选择下层的对象就只能把上层的对象不断下移，这时候你就可以点出“选择窗格”，页面上所有的对象都会按照从上到下的顺序出现在窗格里，有点像PS里图层的概念。（4）翻译键——踏破铁鞋无觅处。其实PPT自己就内置了翻译功能，我们并不需要到处去找翻译软件，甚至还有屏幕取词这样的功能。OK，至此，我们的PPT四部曲第一部，整理内容，已经完成。学会使用粘贴键，复制字体不走样学会使用格式刷，赶稿不怕不赶趟学会使用选择键，确保内容不漏项学会使用翻译键，快速准确不心慌到这里，你手里的PPT应该已经有一个基本的雏形了，至少总体的逻辑结构应该是清晰的了。这样，我们就可以开始着手美化了。二、美化设计美化设计这里我们要解决4个问题。2-1 要不要和整理内容同步？我个人建议是不要，因为对内容的整理和对形式的美化是两种思维的模式，一同做会互相影响。2-2 美化设计都做什么？先根据选择的模板、图表等对内容进行进一步地优化，然后在不破坏内容完整性的前提下再对外观进行美化。2-3 美化设计的原则是什么？标准答案是：对比、重复、对齐、亲密性。这是著名的设计四大基本原则，是我在做出这份PPT分享之后才知道的，惭愧惭愧。不过很惊喜地发现我歪打正着地对上了一部分。这个基本原则如果以后有机会我再单独与大家分享。今天所谓的美化设计原则依然不离开我们的总结汇报类PPT。（1）内容为王与PPT设计师们不同，我们要做的并不是设计一份好看的PPT模板，而是要有丰富内容，可以让领导满意的总结，不要本末倒置，在美化设计上大下功夫，内容却漏洞百出，丢三落四，那样即使做得再漂亮也没用。（2）认清需求依然是我在开头就强调过的角度问题，简单地来说，如果是给领导做PPT，领导喜欢什么，想说什么，你就做什么。有时候我们花了非常多的时间做出了几页自认为非常好看又巧妙的PPT，结果到了领导那里直接全部删除。这时候，请保持微笑。因为你没有认清领导的需求。他可能不喜欢绿色 ，结果你做的PPT满篇都是原生态无污染纯纯的绿色……他可能不喜欢做得太精美，没错，我就遇到过这种要求，结果你花了大力气把PPT做得花里胡哨。与需求背道而驰，只会越努力越被骂。（3）直观形象简单来说就是将文字图形化，比如表达我们的业务持续增长，一种方法是“经过我们的努力，我们的业务维持了高速的增长，从一季度起每季度保持100%的增幅，全年实现营业收入X亿元，利润X亿元，blabla。”另一种方法直接放一个制作精美的业务增长数据图，配上一句全年业务持续高速增长。哪一种会比较直观，比较吸引观众的眼球呢？（4）主次分明命中“对比”原则，就是要通过字号的变化、字体、颜色、位置，使主要内容和次要内容形成鲜明的对比，创造观众的视觉中心。（5）删繁就简即在能够清楚表达想说的话的前提下，尽量减少PPT的设计，尤其是一些奇怪的动画，更尤其是那些还带音效的动画。同时这也是给自己减轻负担啊！领导动动嘴，下属跑断腿，为了防止自己动断手，别没事给自己找事。2-4 美化设计过程中的小技巧（1）借助颜色突出内容借用上一页，我去除了“直观形象”和“删繁就简”中的重点内容的颜色，看起来是不是就不像左侧的两点内容中那样突出了呢？试想一下，如果你不得不做很多字的PPT，改变重点内容的颜色很容易就可以将它们突出出来。那该如何选择颜色呢？先说不要选哪些颜色吧。一是不要选太多的颜色，做一个PPT做的彩虹色都出来了，相信我，不是大神真的很难驾驭超过4种以上颜色的PPT；二是少选相冲的颜色，比如红配绿 ，如果是刻意为了突出或者圣诞主题，当我没说；三是不要选刺眼的颜色，这个也是一个值得注意的问题，由于实际生活中，很多投影仪投出来的颜色会比在电脑上看得淡一些，如果这时候再选择高亮度的颜色，实际的观感会非常糟糕。那要选择什么样的颜色呢？这里要感谢一下嘉文钱大神，他的一篇专门讲配色的文章很有趣，把颜色的选择比作化妆。我们这里不谈RGB颜色，说说HSL，这个标准下一种颜色受三个因素影响：色温，饱和度和亮度。色温，就像化妆品的名字，红橙黄绿青蓝紫这样。饱和度，就像化妆的浓度，数值越大，颜色越浓艳，相反则越清淡，高低饱和度就像浓妆和淡妆的区别。建议的饱和度区间为200-230。亮度，就像人的肤色，数值越大，人越白，数值越小，人越黑。建议的亮度区间为88-138。基本这样选择出来的颜色就会比较合适了。（2）设计母版事半功倍何为母版？打个比方就是，平时我们都在白纸上做PPT，母版则是在这张白纸上预先画好了一些图案。比如你想每一页都插入公司的LOGO，如果没有母版，做的是一份几百页的PPT，想象着你一页一页复制粘贴的场景吧，万一再有点改动……不过有了母版就一切OK啦！母版不但可以在页面上预置内容，还可以自定义默认字体，省去了我们每次复制进来都是宋体，然后再将宋体改为其他字体的繁琐步骤。在母版编辑模式下，点击“字体”→“自定义字体”即可。（3）使用组合复制素材这个是一个很有用的小技巧，当我们在其他的PPT模板里发现一个好的PPT素材想把它复制过来以后，有时候可能需要对素材大小进行一些调整，于是我们选中素材调整大小，整个素材就瞬间变了样子，因为素材里的每一个对象都在单独地进行大小的变化，而不是做为一个整体进行变化。当我们使用了组合按键以后，素材会被当做一个整体进行放大或缩小，每一个对象之间的相对位置就不会发生变化。上图里演示了使用及不使用“组合”按键的不同结果。不过要记得在放大或缩小以后将文字的字号再进行整体的调整，与图形大小相适应。（4）设计元素贯穿始终这个命中了设计四个基本原则的“重复”。这一点其实说起来并不复杂，但却经常会被忽视。我们要有意识地设计一些元素，贯穿整个PPT，重复地出现。比如选用一样的标题样式，让受众在观看的过程中自然地知道，哦，这样的框框里的内容就是标题。记住这一点，可以让有大篇幅文字的PPT显得更有逻辑，看起来也更加舒服。（5）利用文档统一格式这也是我个人的一个偷懒技巧。当我们从网上或者其他的word里复制文字的时候，经常会带过来一些奇奇怪怪的格式，比如文字有带颜色的背景；行距一会大一会小；有乱七八糟的超链接等等，我们可能要花很长时间找到对应的修改方法，但其实我们只需要利用windows自带的txt文本文档就可以完美解决所有问题，把你要复制的文字直接粘贴进去，在复制出来，你会感觉它们的灵魂都受到了荡涤，所有的格式一扫而光！（6）设置颜色去除底色PPT里面经常免不了要用一些图片，但有些图片都有白色的背景，如果直接贴在上面会显得很low，其实PPT早就已经内置了简单的去除底色的功能，选中图片，点击“格式”→“颜色”→“设置透明色”，我们就可以将图片里的一种颜色设置为透明色了。但是我们要注意，PPT内置的功能比较简单粗暴，就是去除一种颜色，如果你的图片主体和背景颜色相近的话，去除背景颜色以后，图片主体中与背景颜色一样的颜色也会被去除。具体可见上图，所以在图片的选择和底色的选择上还是要加以注意，不合适的话还是调出PS来抠图吧。好，到这里，美化设计的部分就完事啦。除了无聊的理论分享以外，还说了6个实用的小技巧，分别是借助颜色突出内容设计母版事半功倍使用组合复制素材设计元素贯穿始终利用文档统一格式设置颜色去除底色很多值友可能做完这两步就觉得万事大吉了，其实，想要做好一份PPT，万里长征我们才刚走完一半而已。三、检查核对美化设计完了以后这份PPT已经基本成形了，不过这时候我们千万不能就急于提交给领导，不要毛躁，再静下心来，一页一页地检查核对一下。我亲眼见过了太多的现场事故。比如有一位大兄弟上台做汇报，套用了一个还算好看的模板，结果没想到这模板居然是自带声音的，开场的时候一声巨大的枪响……整个场面一度十分尴尬。所以，别急着把PPT提交给领导了，好好检查一下你的PPT吧，别因为1分的不小心，让99分的努力打了水漂。这一部分我们解决2个问题。3-1检查核对都做什么？检查核对，我们检查三部分内容。（1）内容我们的文字是不是有错别字？字体是否统一？字号是否统一？是不是有很多没用的空行？是不是每一句话后面都写了句号？是不是有英文的标点符号？ ……要检查的内容太多了，而且根据我的经验，检查一遍你就会发现一点错误，再检查还会有，一直到最后都很难完全查出来，如果时间充裕，请认真仔细地检查。（2）版面我们的母版里面有没有什么不该有的东西？一定要记得打开母版的编辑页面，很多时候我们设计了很多母版最后只用了一小部分，剩下的没用的母版可以全选（ctrl+a）删除，因为被使用的母版是删除不掉的。颜色是否按照上述的化妆原则进行选择？版面有没有太拥挤的？要注意检查文本框，如果可以，请不要让文本框里的文字正好顶在文本框的边缘，这样很可能换一个电脑看的时候，文本框的最后一个字跑到了下一行，这个问题可以通过设置文本框的边距解决，但很麻烦，检查的时候一定要加以注意。最后一点来自一个强迫症的执念，不过没想到居然又命中了设计4原则的“对齐”原则。很多时候我们总觉得自己做出来的PPT看起来特别乱，那你就要好好检查一下是不是没有对齐了。文本？对齐！图片？对齐！设计一些跨页对齐的内容，你会发现PPT整体会变得非常顺滑。（3）动画做好了前两点以后，请反复地播放你的PPT，看一看动画是不是有问题。看一看页与页之间的切换动画是否有问题？页内的动画播放顺序是不是有误？有没有没什么必要的动画？只要时间足够，检查多少遍都不为过。3-2 检查核对中的小技巧？（1）批量对齐与分布有些时候我们并不是不想对齐，只是不知道PPT还能快速对齐。PPT的对齐功能挽救了我重度强迫症的内心。可以上下左右对齐，还可以实现横向和纵向的均匀排列。现在还有一些PPT的插件具有更加逆天的功能，这里不多做介绍。有兴趣的值友可以试着完成一下图中的演练，并且思考如何快速将大量的图片对齐。（2）替换内容和字体我曾经遇到一次这样的问题，领导在看完我做的PPT以后说，把PPT里所有的“我司”改为“我公司”。这时候，如果一页一页地去翻找然后修改实在是太麻烦了，而且很容易会有遗漏，那这个“替换（ctrl+h）”功能就派上用场了。我们不仅可以替换文字内容，还可以替换字体，比如将将所有的“微软雅黑”全部替换成“黑体”，是的，没错，我就是遇到过不喜欢微软雅黑的领导，因为他觉得那个字体软绵绵的。那说到字体，我再简单地啰嗦几句，关于字体的选择。字体千千万，可以简单地区分为好看的和不好看的。嘿嘿，我又调皮了，是有衬线的和无衬线的。至于区别在图中已经说明的很清楚了，简单粗暴的理解就是有衬线的字体笔画是有粗细变化的，无衬线的字体有一个相对优势就是在字号较小的时候会更加清晰。我个人偏爱无衬线的字体，图片里使用的都是苹方体，苹果的字体。好看的字体大家可以去找，毕竟萝卜青菜各有所爱。但是字体的选择归根到底一句话，听领导的。 你自己再喜欢，领导不喜欢也没有用。（3）精简版面并留白个人觉得这是一门很深的功夫，因为做加法容易，做减法很难。我们总是觉得这个也好，那个也好，结果无用的信息冲淡了有用的信息。很多时候就是要对自己狠一点，舍得下手 。适度的留白会让受众的眼睛更长时间地停留在你引导他们看的重点内容上，过满的版面则会让受众有一种难以呼吸的感觉。检查核对其实是一个非常重要非常重要非常重要的环节，也是很容易被忽视的一个环节。那检查核对以后你以为PPT就算真的完成了？那你就…………对了 ，其实检查核对以后，PPT基本就已经可以算是完成了，这一部分我主要与大家分享一些PPT制作之外但与PPT又息息相关的内容。为了便于大家记忆，我继续生搬硬套了一个三十六计进去，当然，不会有三十六条那么多。可能会有点生硬，不过没关系，还是那句话：越荒唐，就记得越牢。4-1 终稿生成之三十六计（1）以逸待劳——保留历史版本做一份PPT，请保存它的所有历史版本，每次制作的时候都要复制粘贴一个新的文件进行修改。因为我就遇到过一份PPT做了N多版本，结果领导说你最开始那版有一些内容不错，找出来放在这里。结果我一直在一个文件里修改，之前的版本早就被覆盖掉了。如果每一次做的版本都留存的话，岂不正是以逸待劳。（2）偷梁换柱——改变保存类型为了避免PPT被随便篡改，其中一种比较简单的方法就是将它转化为PDF格式。方法也很简单，按“另存为（F12）”在保存类型里我们就可以保存为PDF版本了。（3）无中生有——嵌入使用字体我们可能遇到过这种情况，在自己电脑里放着美美的PPT文件，到了别人的电脑上，所有的字体都变成宋体了，这个不是PPT本身出了问题，而是对方的电脑没有安装你使用的字体。这时候在你做完PPT保存之前，在自己的电脑上将保存选项里的“将字体嵌入文件”勾选上再保存就可以了。上下两个选项的区别在于，一个只保存你用过的字的字体，比如你PPT里只有一个“值”字，那它只会保留“值”字的字体，再添加任何字都只能使用对方电脑里有的字体，而另一个是所有的字都保存，但是PPT本身会变得非常大。当然，你也可以去自己电脑的字体库里将使用过的字体文件复制出来，安装到对方的电脑里，不过这种方法本身就很麻烦，遇到不让你安装字体的就更麻烦了。（4）李代桃僵——压缩图片大小这个方法适用于对PPT本身大小有限制的情况，两种方案，都可以对PPT的图片进行压缩。不过需要注意的是，压缩过的图片真的会变得不清楚，而且是不可逆的，如果不是必须，请不要随意压缩PPT里的图片。（5）瞒天过海——设置保护密码适用于对PPT有加密需求的值友。洋洋洒洒，磨磨唧唧写了九千字，总结一下吧。很多时候我们都希望能看到一些技巧性的文章，但我们不是PPT设计师，我们确实需要把PPT的形式做得很精美，但是我们更加不能忽视PPT内容的力量，站在PPT演讲者的角度上做PPT，我们一定可以走得更远！最后，真诚地希望这篇文章能够对您有所帮助。祝各位生活美满！事业顺利！（这是一种求打赏的暗示 ）未经授权，不得转载
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