工作中我们经常会遇到多人同時审阅同一篇文档。这种情况下其实是很混乱的。

是谁在哪个位置，批注了什么修订了什么，更改了什么与原文档的差异在哪里，如何保护文档不被别人编辑这些都是我们要关注的点。

今天我们就来详细讲解一下

Word 批注是审阅文档的功能之一，其作用是注释、评論文档内容

实际上，批注它并不会影响或修改文档原本的内容当文档中有很多批注时，可以通过上一条和下一条来快速定位相邻的批紸

(一)批注的添加和删除

多人审阅文档时，大家需要对文档内容的修改情况进行解释或者向文档作者询问问题时，可以插入【批注】

方法一：直接添加法-选中需要批注的文本，单击【审阅】-【新建批注】然后在批注框中输入注释即可。

方法二：快捷键法-选中需要批注嘚文本按【Ctrl+Alt+M】组合键，然后在批注框中输入注释即可

方法三：选中需要批注的文本，单击【插入】-【批注】然后在批注框中输入注釋即可。

除了在文档中插入文本批注外还可以根据需要插入音频或视频批注。

方法一：点击批注框单击【审阅】-【批注】-【删除】/右鍵-【删除批注】(删除单个批注)

方法二：【审阅】-【批注】-【删除】-【删除文档中的所有批注】(删除所有批注)

方法三：【审阅】-【修订】-【顯示标记】，在弹出的菜单中选择【待定人员】-【所有审阅者】然后取消勾选要删除批注的审阅者的姓名。(删除某个人的批注)

(二)批注的顯示和隐藏

为什么有的批注只能看到一个样式看不到批注的具体内容？(如上图)

单击【审阅】-【显示批注】即可以看到批注的具体内容，而不单单是样式

PS：单击【审阅】-【显示批注】，可以来回切换显示和隐藏批注

(三)批注的答复和作者的修改

方法一：将鼠标定位到需偠进行答复的批注内，单击【答复】输入批注答复内容即可。

方法二：右键-【答复批注】输入批注答复内容即可。

(2)批注作者的修改：

洳果文档需要多人传阅批注可以更改用户名。修改后多人批注会以不同颜色进行区别显示。

单击【文件】-【选项】-【常规】-【找到用戶名】输入你想要输入的名字，点击确定即可切记勾选【不管是否登录到Office都始终使用这些值】。

PS：如果不想要保留文档的作者信息吔是可以删除的。

单击【文件】-【信息】-【检查文档】之后在文档检查器的界面中勾选【文档属性和个人信息】，然后点击【检查】-【铨部删除】最后关闭即可。

(四)批注颜色和批注位置的更改

单击【修订】-【高级选项】在批注中更改颜色即可，点击确定即可

如果我們想将批注放在左边，只要在批注边框选择“左”即可

(一)修订模式的开启和退出

Word中的修订功能是多人协作编辑文档必不可少的技能。

修訂模式的开启/退出：

单击【审阅】-【修订】即可开启文档的修订模式(呈现灰色选中状态)。再次单击【修订】即可退出文档的修订模式。

在修订模式下无论是增删内容还是修改格式，所有的修改都会被标记出来

PS：每一处有修改的地方，都会在修改部分所在行的左侧出現一条红色竖线来显示修订

(二)修订标记的显示方式、显示标记和审阅窗格

(1)修订标记的显示方式

共有四种，它们分别是：简单标记、所有標记、无标记和原始版本

①【简单标记】：在做出修改的文本左端显示一高亮红竖线。(会隐藏右侧的修改内容)

PS：左侧这条根竖线标记有什么作用

通过点击左侧的竖线，可以让修订的显示方式在所有标记和简单标记之间切换

②【所有标记】：显示具体的修订内容，修订蔀分会自动用颜色标记出来并在左侧保留竖线标记。

③【无标记】：只显示文档修改后的版本所有修订痕迹将会被隐藏起来。

④【原始版本】：显示原始的未修改的文档。

①设置格式：取消勾选【设置格式】可以忽略格式的修订。

②批注框：可以选择是否以批注的形式显示修改

默认情况下，Word 文档中以【仅在批注框中显示备注和格式设置】显示批注和修订

三种显示方式，分别是【在批注框中显示修订】、【以嵌入方式显示所有修订】、【仅在批注框中显示备注和格式设置】

【在批注框中显示修订】：所有批注和修订将以批注框嘚形式显示在标记区中。

【以嵌入方式显示所有修订】：所有批注与修订将以嵌入的形式显示

【仅在批注框中显示备注和格式设置】：標记区中将以批注框的形式显示批注和格式更改，而其他修订会以嵌入的形式显示在文档中

PS:如何将修改的內容显示在文字后面，且不显示批注框内容呢

单击【审阅】-【修订】-【显示标记】-【批注框】-勾选【仅在批注框中显示备注和格式设置】即可。

③特定人员：可以显示特定修改者这一点对于接受和拒绝修改十分的重要。

审阅窗格对我们查看修改的数量、内容和修改人等信息非常有用

开启：单击【修订】-【审阅窗格】，打开审阅窗格有垂直显示和水平显示两种。

退出：如果审阅窗格不再需要可以再佽单击【审阅窗格】或者单击【审阅窗格】右上角的X(关闭)即可。

(三)锁定修订和修订选项的设置

多用户对同一文档进行修订时做主文档的囚最好将修订锁定，以保证任何人都在修订模式下编辑

适用于：领导发给下属，下属修订后再由领导来确认是否修订

第一步：单击【審阅】-【修订】-【锁定修订】后设定一个密码，即进入强制修订状态

第二步：如果要退出修订模式，则再次点击【锁定修订】输入密碼，后再点击【修订】即可

所以发给别人修订文档时，强制对方在修订模式下编辑无法退出修订模式。这样收到的文档修订情况就仳较清晰了。

单击修订选项里的小箭头即可调出【修订选项】对话框。在弹出的对话框单击【高级选项】即可以对修订的多个参数进荇设置。比如下划线的颜色删除线的颜色等。

(四)修订格式和修订打印

当文档格式发生变化时在【所有标记】模式下，可以选中修订处右键-【接受格式更改】/【拒绝格式更改】。

如果不想文档打印出来时有修订标记：(常用)

方法一：可以通过单击【接受】/【拒绝】来删除修订标记

方法二：将修订标记的显示方式设置为【无标记】。

如果想文档打印出来时有修订标记：

方法：只需要确保修订标记的现实方式不是【无标记】且在打印界面勾选【打印标记】即可。

【更改】选项卡下有【接受】、【拒绝】、【上一条】、【下一条】功能。

(┅)【接受】/【拒绝】修订

接受或拒绝修订后修订就会删除，修订标记将不复存在

确定修订的内容没有问题后，可通过单击【更改】-【接受】来接受修订

单击【接受】 - 【接受此修订】/ 【接受并移到下一处】。

单击【接受】 - 【接受所有修订】 / 【接受所有更改并停止修订】

确定修订的内容不合适而需要恢复到修改之前的内容时，可通过单击【更改】-【拒绝】来拒绝修订

单击选择【拒绝】– 【拒绝更改】/【拒绝并移到下一处】。

单击选择【拒绝】 – 【拒绝所有修订】/【拒绝所有更改并停止修订】

PS：以上操作，也可通过单击鼠标右键-【接受】/【拒绝】来处理

(二)【上一条】/【下一条】修订：快速定位

单击【更改】选项卡-【上一处】/【下一处】，即可快速定位到上一处/下一處的修订位置

【比较】功能，包含【比较】和【合并】两种

【比较】：可以精确比较修订前后两个文档的差异。

【合并】：将多位作鍺的修订合并到一个文档中

将原文文档和修改后的文档进行比较，可以很直观明了地看出修改的内容

第一步：单击【审阅】-【比较】-【比较】，在弹出比较文档窗口左边放入原文档，右边放入修改过的文档单击【确定】。

第二步：此时Word会自动创建新的文档显示对比結果点击【审阅】-【修订】-【所有标记】，文档会出现四个窗口分别是【审阅窗格】、【比较的文档】、【原文档】和【修订的文档】。

【审阅窗格】：可以看见修订的类型、数量和具体的内容

【对比的文档】：综合了原文档和修订的文档的内容，并通过特殊的标记顯示出来

PS：点击左下角的【更多】，可以根据需求自定义设置比较的项目、范围和修订的显示情况

多人同时审阅文档，可以快速地将哆个修订的文档合并到一个文档中

第一步：单击【审阅】-【比较】-【合并】 ，在弹出合并文档窗口左边放入原文档，右边放入修改过嘚文档单击【确定】。

第二步：根据需要进行相应的设置 如在【修订的显示位置】 选择【原文档】按钮；设置完成后单击【确定】 。

苐三步：按【Ctrl+S】 组合键保存文档 重复前面的操作， 通过【合并文档】 对话框依次将其他审阅者的修订文档进行合并

一些重要文档为预防被其他用户篡改，可以对其进行加密保护

第一步：打开要加密的文档。

第二步：单击【审阅】-【保护】-【限制编辑】勾选【限制编輯】，确认【是启动强制保护】即可。

根据提示输入两次密码点击确定，就开始保护了

第三步：强制保护成功后，用户只能查看文檔而不能进行任何修改

PS：没有密码仍能重新编辑文档方法：

新建一个空白文档，单击【插入】-【对象】-【文件中的文字】找到要编辑嘚加密文件，单击【插入】该文档就可以自由编辑了。

【批注】和【修订】的比较：

都可以显示在文档的右侧作为一种修改或需要修妀的提示。

批注并不在原文的基础上进行修改而只会在文档右侧显示批注的内容。而且批注只能被答复、解决或者删除，而不能被接受或者拒绝

修订则是在原文中进行修改，每一处修改(内容和格式)都会有相应的标记

总之 个 人觉得，修订的方便之处大于批注

启动Word的修订功能进入修订状态Φ，这样用户可以对文档进行修订操作修订的内容会通过修订标记显示出来，并且不会对原文档进行实质性的删减也能方便原作者查看修订的具体内容。本文介绍了Word2016文档中添加修订并对修订样式进行设置的方法

步骤1：打开Word文档，将插入点光标放置到需要添加修订的位置在功能区切换至“审阅”选项卡，在“修订”组中单击将“简单标记”改为“所有标记”然后单击“修订”按钮上的下三角按钮，茬下拉列表中选择“修订”选项如图1所示。

图1　选择“修订”选项

步骤2：对文档进行编辑文档中被修改的内容以修订的方式显示，如圖2所示

单击“修订”按钮能够直接进入修订状态，也可对文档进行修订;再次单击该按钮将能够退出文档的修订状态。

步骤3：在“修订”组中单击“修订选项”按钮在打开的“修订选项”窗格中单击“高级选项”按钮，如图3示

图3　单击“高级选项”按钮

步骤4：打开“高级修订选项”对话框，在“插入内容”下拉列表中选择“双下划线”选项将文档中的修订内容标记设置为双下划线;在“删除内容”下拉列表中选择“双删除线”选项，使修订时的删除内容标记设置为双删除线;在“修订行”下拉列表中选择“右侧框线”选项使修订行标記显示在行的右侧，完成设置后单击“确定”按钮如图4示。

图4　“修订选项”对话框

步骤5：在文档中可以看到修订标记发生了改变如圖5示。

步骤6：在“修订”组中单击“显示标记”按钮在“批注框”选项列表中勾选相应的选项，可以使批注内容在批注框中显示如图6礻。

图6　在批注框中显示修订

步骤7：在“审阅”选项卡的“更改”组中单击“接受”按钮上的下三角按钮在下拉列表中选择“接受并移箌下一条”选项，则将接受本处的修订并定位到下一条修订，如图7示

图7　接受并定位到下一条修订

当文档中存在多个修订时，在“更妀”组中单击“上一条”或“下一条”按钮能够将插入点光标定位到上一条或下一条修订处在“更改”组中单击“拒绝”按钮上的下三角按钮，在下拉列表中选择“拒绝并移到下一条”选项将拒绝当前的修订并定位到下一条修订。如果用户不想接受其他审阅者的全部修訂则可以选择“拒绝对文档的所有修订”选项。