高效会议是如何炼成的？ | 印象笔记博客
工作中总免不了要开会，但是许多会议都是低效甚至是浪费时间。那么该如何解决这一问题呢？既然会议无法取消，不如想想办法来提高会议效率。
会前准备要做足
1、创建会议议程
有些参会人员虽置身会议中，但不知道自己为什么要参会，也不知道要讨论什么。想让会议更高效？会议议程必不可少。
使用不但能快速创建会议议程，还可将议程快速分享给每位参会人员。让每个人的会议时间都得到充分利用。
创建一条笔记，以会议时间和会议主题命名。
在笔记正文部分，列出以下几方面内容：
★ 印象笔记企业版的 “推荐内容” 可自动为你推荐议程相关内容：个人笔记本及团队共享笔记本中的相关笔记会自动显示在下方。帮助参会人员对会议有更多了解。
2、聚集各类会议资料
开会时免不了要讨论一些项目文件或是财务报表。提前将这些文件汇聚在一处，会议期间可快速找到。
使用印象笔记企业版创建完会议议程后，添加各类附件：PDF、Word文档、Excel 报表等。在笔记里，即可将这些文件直接打开。
★ 印象笔记企业版的搜索功能更强大，不但能识别图片文字，还能搜索笔记附件里的 PDF、Excel、Word 等各类文档内容。
3、分享会议议程
提前与参会人分享会议议程，让大家提前做准备，更高效地参与会议讨论。
使用印象笔记企业版，可选择将议程在团队范围内共享，或发布到企业主页，让全公司的同事都可浏览。
★ 共享议程笔记时，可给予他人修改笔记的权限。这样，参会人员都可编辑此议程，将他们的反馈写在里面。
★ 在企业版使用工作群聊，可让共享议程和获取反馈更便捷。共享的内容会出现在群聊对话框中，方便对方查找和打开，并快速给予反馈。
4、设置会议提醒
想确保每个人都能对会议内容了然于胸？你可以为笔记添加提醒，提前一天提醒参会人员，在会前花点时间浏览会议议程，更加明确会议目标。
★ 点击笔记右上角的闹钟图标，即可设置提醒的日期和时间。
会议过程更高效
5、开启演示模式
工作里的日常会议，其实用不着花费大量时间做 PPT。
通过印象笔记企业版的演示模式即可直接以精美版式全屏演示你的会议议程。如果笔记里有图片、表格或是其他文件也无需担心，这些内容都会全屏显示。
★ 企业版演示模式内置的荧光笔，能帮你轻松圈出重点，引起大家的注意力。如果接到外部显示器，你还可边显示边做笔记，显著提高会前、会中、会后的工作效率。
6、添加会议记录
每次开会时，记得请记录员在共享议程底部记录会议内容。
可以直接将文字写在印象笔记中，也可以使用印象笔记移动客户端的扫描摄像头功能，将手写笔记或白板笔记拍成图片，保存到印象笔记中。
在企业版中，这些图片内容日后都可快速被搜索到。
建议记录的内容包括：
会议讨论录音
写在报事贴(R)便条纸的点子
★ 如有多位成员做会议记录，你可以合并这些笔记并添加到议程笔记中。
★ 温馨提示：在使用印象笔记进行录音前，请事先征得对方许可。
会后行动更实际
7、勾选复选框
通常在会议结束后参会者都要跟进后续项目任务。想要完美达成目标？试试复选框功能。
在会议议程添加复选框，写下每个人的待办事项。团队成员完成任务后可以到笔记中勾选相关任务，无需专门发送邮件，团队就能通过笔记查看项目状态。
如果某项任务有时间要求，还可以添加提醒告知团队成员最后的完成日期。
欢迎关注【印象笔记企业版】微信号，获取企业版最新动态、实用模板、使用攻略、成功案例等精彩独家内容。
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高效会议时间管理技巧
　　会议是行政管理工作中制定决策方向、促进贯彻落实、增进集思广益、解决实际问题、提高效率水平的重要手段和途径。科学地利用这一重要管理工具，不仅可以使会议本身高效成功，也可以提高会议议题所涉及的工作事项的效能。中西方管理学者们认为，提高会议效率的因素很多，时间管理就是其中的一项重要因素。掌握时间安排技巧，避开低效率时间对提高会议效率大有裨益。 中国论文网 /3/view-4013807.htm　　一、会议日程安排 　　管理者因工作需要经常要参加各类会议，合理的安排会议日程十分必要。日程安排是召开会议最重要的部分之一。 　　首先，把握好会议总量的统筹。现代管理学之父彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25%的时间开会，就是一种病态组织的表现。由此可见，对于中基层管理者而言，会议所占工作总量的比重应更少。精简会议可以采用很多方法，如合并整合会议、充分的会前沟通、减少务虚的会议、采用比开会更好的方式等。 　　其次，把握好会议召开日期的统筹。依据人体生物钟的规律，人在不同时期精神状态和注意力集中度是不同的。最好避免在漫长的假期、一个星期的开头和结尾召开会议，主要参与者出差当天或返回当天最好不要召开非紧急会议。加拿大心理学家麦吉尔大学教授德比·莫斯考维茨曾画出了一幅一周工作节律图。根据她的研究，人们在一周之内从事不同任务，其效率会有很大不同。星期一适合布置、分派本周的任务、规划，设定目标，不适合处理矛盾。因此，周一可安排例会，但不适合安排中心组重要办公会议。周二效率最高，可安排专题研讨会，解决工作中难啃的骨头。周三思维活跃，心情较好，适合制定战略决策，是高层召开重要会议的最佳时机。周四人变得最通融，可交流思想、解决争议，适合召开座谈会、总结会。周五人易冒险和过激，一般应少开会。 　　再次，把握好会议类型的统筹。对各类会议按重要程度排序，上级单位组织召开的紧急重要会议应首先考虑，预留时间；例行会议合理安排周期；临时会议务求精练紧凑。 　　最后，把握好会议制定计划的统筹。每年年初或年底由指定部门根据上级指示精神和本单位实际情况提出召开本单位各类会议的计划。 　　二、会议时间安排 　　（一）科学地拟定会议召开的时间。首先，需了解一天当中何时开会较为妥当。一般来说，上午人神清气爽、注意力集中，适合开会。随着时间的推移和工作对人精力的消耗，下午人的耐心和专注性被渐渐地消磨，需要快速得出结论的会议最好安排在下午。也可考虑把午餐融入在会议之中，午餐开会既有优点也有缺点，共享食物是联系人们之间感情的一种方法，会议与午餐结合在一起强调了人的社交性，在充满民主氛围的会议上发给与会者一些茶点、果盘就可以起到气氛轻松融洽的作用。 　　其次，会议召开的时间点不易在上下班前后半小时。因为这时人的注意力也较为分散。哈佛时间管理理论认为：开会的时间可以采用“零数效应”。人的生物钟在整点的时候会提醒自己的作息安排，把会议召开的时间设定为整点后十至十五分钟这样的零数时间，便于整点时人本能地提醒自己做下一项工作，这样大大地减少了迟到的概率。 　　再次，在选择开会时间的时候，应当确保决策者和绝大多数参与者能够出席。可以提前征询，供参会者选择时间。 　　最后，考虑会议召开期间的自然因素，如天气、气温、设备、通讯等情况，以免不可抗力出现后，受消极因素的影响，与会者无法安心开会。 　　（二）科学地拟定会议持续时间。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟，超过这个时间，人最容易精神分散，超过90分钟则普遍感到疲倦，所以应把握好每一次召开会议的时间。如果会议需要较长时间，则应在会议中途安排休息。不同会议类型决定了会议时间长短，大型会议一般会期不宜超过2天，专题会、研讨会可2小时左右，总结会通常约略短至1小时左右，例会短小精悍，以十分钟左右为宜。 　　三、会议进程安排 　　在注重生产效率的美国和日本的一些大型企业里，通常会核算会议的成本。会议成本=X+2×3×J×N×T。X表示显性成本的总和，即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。J代表与会人员每小时平均工资；3表示劳动产值要远比职工工资高；2表示会使经常性的工作和生产中断，损失应以此计；N表示参加会议人数，T代表会议时间（小时）。按此公式可计算出为了召开此次会议导致暂停生产所付出的代价。开会时，将这一计算过程和结果粘贴在会议室的门口，提醒与会者提高会议效率。为了使会议安排得紧凑有序，应在会前、会中、会后做好以下事项： 　　（一）会前。预留出充分的准备时间，因为许多成功的会议都在会前的充分准备和有效沟通方面下足了功夫。预设出会议的程序、评估会议内容所需时间并于会议开始时告知与会者。在会议室预备时钟、闹钟、计时器等。大型会议需提前5分钟入场。 　　（二）会中。1.合理安排会序。开会伊始，与会者精神状态最佳，一般应将重要的议题安排在议程前面。但是，如果会前发现有些重要议题在与会者之间存在争议，需要在与会者之间建立和谐融洽的关系，提升凝聚力，这时可考虑用次要议题提前做铺垫，把冲突放在后边，以利达成共识。2.限制与会者发言时间。　对于“马拉松”式的发言应制止，已经取得一致的意见要及时归纳“拍板”，发现跑题现象应及时鞭策，出现沉默应适当启发，这样才会使会议主题明确、高效实际。即时性会议可以站着进行并不备茶水，使其不得不简明扼要。 　　（三）会后。德国心理学家艾宾浩斯研究发现的著名　“艾宾浩斯遗忘曲线”告诉我们，遗忘的规律是先快后慢，特别是48小时后会遗忘75%。鉴于此，会后应及时整理会议记录，将有关情况反馈给相关部门，请求签批。会议的决议应及时以公告、文件、网站等形式对外发布。因为有些重要的会议会引起未参会人员的关注，如果不及时从正规渠道发布，参会者可能会打探小道消息，以讹传讹，捕风捉影，曲解会议精神和决议，散步负面信息，带来不必要的麻烦。最后，及时做好会议资料的归档工作。 　　四、会议通知安排 　　会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体。会议通知的种类和方式多种多样，如当面告知、打电话、发传真、发电子邮件、QQ群、邮递、招贴、广播、登报、公告等。通知的内容应包括会议的时间，即开始时间、报到时间、结束时间、发出通知的时间等。 　　要恰当地选定会议通知的发送时间。如发送过早，容易被人忘记，如发送过晚，与会人员准备不足，影响会议效果。会议通知的发送应让与会者在接到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时到达会议场所。 　　重要的会议需要设定会议通知收到回复的时间。确定下发会议资料、收集会议案例、会议报名的时间。应在会议召开前再次询问、确认会议关键人是否赴会。如遇特殊情况，会议改期应通过电话逐一通知或书面登记通知。 　　总之，会议的时间技巧由会议本身的特点和人的生理、生活规律决定。只有顺应并准确地把握利用这些特点和规律，才能使会议变得高效成功，进而提升工作效率。 　　（作者单位：辽宁税务高等专科学校）
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xzbu发布此信息目的在于传播更多信息，与本网站立场无关。xzbu不保证该信息（包括但不限于文字、数据及图表）准确性、真实性、完整性等。哪一个不属于高效会议的特征？&&
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(满分试卷答案)哪一个不属于高效会议的特征？哪一个不属于高效会议的特征？正确答案：C只有在必要时才召集记录所有决定，建议和负责人会议在即将午饭时进行一切按部就班下面不属于权威决策优点的是：正确答案：D决策迅速高效在急需行动的情况下最实用在权力界限明显的地方最有效实际支持和执行建议比较容易哪一个不属于高效会议的特征？正确答案：D一切按部就班遵守时间拟订和分发议程表定期开会对会议记录者的说法错误的是：正确答案：C会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序可以起到“和事佬”的作用会议记录者是会议中最“简单”的角色会议记录者最好由与会者轮流担任会议开场白一般控制在几分钟之内？正确答案：C1-2分钟2-3分钟3-5分钟6-7分钟以下哪一项不属于会议规范的内容？正确答案：B会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录2小时之内的会议不需要有书面通知各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任所有与会者都要准备在会上发言哪种情况需要开会：正确答案：D已经按惯例每周聚会你是唯一做决策并知道该如何做的人还有比开会更好的办法必须把信息传达给许多人对于处理突发事件的会议，开会频率应为：正确答案：C至少每月一次至少每两月一次随时按需要对固定的会议流程规范理解错误的是：正确答案：B固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点可以根据会议重要程度考虑是否需要会前准备与会后的跟踪工作两个基本点是指会议的一头一尾一个中心是指整个会议的议程全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针，属于哪种决策？正确答案：C少数服从多数决策权威决策共识决策无异议决策达成协议与解决问题一般需要经过几个步骤？正确答案：D三个四个五个六个对1H5W的说法不正确的是：正确答案：C讨论的话题属于5W中的一项内容参加者属于5W中的一项内容1H5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面H代表规章制度因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意，属于会议的哪种成本：正确答案：D会议的时间成本会议的金钱成本会议的直接成本效率损失成本解决冲突最理想的方式是：正确答案：D妥协型回避型迁就型协作型根据统计调查，会议最合适的人数一般为几个？正确答案：C10-136-95-73-5会议中出现矛盾时，主持人的哪种行为是正确的？正确答案：C当双方争执时，表达不愉快的情绪缩小问题的严重性保持中立态度阻止双方宣泄，建议冷静后再谈半岛型的会议布局适用于什么样的会议？正确答案：C会议人数超过10人全体会议5到7人的会议3-4人的会议哪项不属于会议规范的内容？正确答案：B超过1小时的会议应有书面通知部分与会者要准备在会上发言必要时请第三方监控，以保证会议质量所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责哪种措施会导致会议的效率不高？正确答案：C参会者具有倾听能力事先通知出席会议的人地点设置在一个开放的会议室内选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人不应做的而是：正确答案：C转移说话对象尽量缩短其发言的时间让其最后发言采用一带而过的方法一对一会议的建议频率是：正确答案：D至少每月一次至少每两月一次随时按需要会议设施租用费、场地费等费用，属于哪种会议成本？正确答案：C会议的时间成本会议的金钱成本直接的会议成本效率损失成本哪一项不属于建设性反馈的特征？正确答案：D表达后果征求意见着眼未来判断行为如果与会人员超过10人，会议布局应该是：正确答案：A“Ｕ”字型阶梯教室的形式圆桌型半岛型能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种？正确答案：C权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策哪一种不是正确的倾听方式？正确答案：A只听自己感兴趣的东西保持点头且微笑发出一些倾听的声音身体前倾哪种情况不需要开会？正确答案：C有些事情需要当众表扬或批评给小组分派任务会议成本太大听取部门汇报工作在会议中总有一些人表示反对意见，对于反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，应采用何种说话技巧方式？正确答案：B总结测试理解情况评论展示对会议成本说法不正确的是：正确答案：D会议的时间成本不直观时，可以转换为金钱成本由于管理效率下降而造成的损失，是效率损失成本会议场地费、文件准备费属于直接的会议成本因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意属于会议的金钱成本如果是全体会议，会议布局应该是：正确答案：B“Ｕ”字型阶梯教室的形式圆桌型半岛型不属于主持人责任的是：正确答案：D减少与议题无关的争论按照议程进行保持中立态度积极发表自己的见解对沟通的冰山模式理解错误的是：正确答案：D大家说出的内容只是冰山露出水面的部分对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下该模式中包括工作层面和关系层面对方真正想说却没说出的内容占到50%～75%在沟通漏斗中，你心里想的是100%，真正被别人理解并消化了的是：正确答案：C80%60%40%20%在沟通漏斗中，如果一个人心里想的是100%的东西，别人具体行动时，变为了：正确答案：D80%60%40%20%最适合调动员工集思广益的时机是：正确答案：C上午8-9点之间上午9-10点之间下午1-3点下午3-5点之间至少每月召开一次会议的是：正确答案：A固定的部门会议一对一会议处理突发事件的会议全体会议当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？正确答案：C权威决策共识决策少数服从多数决策无异议决策对沟通金三角理解错误的是：正确答案：B沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式沟通金三角呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势在三角形的底端，“自己”和“对方”在两边说话在金三角的顶端，设身处地的为对方考虑以下对SWOT分析说法错误的是：正确答案：DSWOT分析是会议主持人做的一项会议准备工作“S”代表主持人自身具有的主持优势SWOT是四个英文单词的缩合形式“T”代表这次会议主持工作对你周围的环境可能带来的机会不适合安排会议的时间是：正确答案：D上午9-10点上午10-12下午1-3点下午3-5点全体会议的建议频率是：正确答案：B至少每月一次至少每半年一次随时按需要下面哪一项不属于有效沟通的原则？正确答案：C有明确的沟通目标有明确的时间约束重视一部分细节努力达成目标}