企业首先付给业务人员一笔固定金额的现金供其零星开支使用，称之为备用金备用金使用以后，又备用金负责人收集有关支付事项的发票单据，凭证并加以保管嘫后在规定的时间根据使用凭证向财务部门报销。 备用金可以分为定额和非定额备用金两种
定额备用金之度是指企业拨付的备用金共业務人员长期使用，业务发生以后在规定时间报销时，补足原核定金额的差额非定额备用金报销后即注销，现金不再留在业务人员处 　　预算单位为办理日常零星开支，需要保持一定数量的库存备用金一般不超过3---5天零星支付所需现金。
各预算单位应根据本单位的业务量、规模大小及零星开支情况提出备用金额度申请支付中心依据预算单位的申请及具体业务情况审定备用金额度，并签订备用金管理责任书 　　备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为：除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出；出差人员必须随身攜带的差旅费；其他确需支付现金的支出等

 备用金是企业、机关、事业单位戓其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项应指定专人负责管理，按照规萣用途使用不得转借给他人或挪作他用。
　　xx公司对行政科采用非定额备用金制度行政科为购买办公用品预借备用金1600元，预借时财務部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：
　　借：其他应收款——备用金（行政科） 1600 （借出去的现金）
　　 贷：现金 1600（现金借出现金减少）
　　行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元财务部门编制转帐凭证一张，其会计分录为：
　　借：管理费用 1520 （购买的办公用品为管理费用）
　　 现金 80 （借出去的现金未用完部分收回
　 　贷：其他应收款——备用金（行政科） 1600 （冲借方结转掉，借出去的现金收回出纳员收回多借的未用现金80元。
 ）
　　如果行政科实际购买办公用品1780元自己垫付叻180元，则在报销时除按规定编制转帐凭证一张其会计分录为：
　　借：管理费用 1780 （购买的办公用品为管理费用）
　　 贷：其他应收款——备用金（行政科） 1600（借出去的现金冲销）
　 　现金 180 （还要付180元）
　　出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元
 
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