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【译】如何设置更适合你的 OmniFocus
OmniFocus 的强大在于它的高度定制性，借助 OmniFocus 的「透视」功能，配合对每个动作设置的「项目」和「上下文」两个标签，可以非常方便地定制在工作流程中不同阶段使用的不同界面，从而心无旁骛地处理当下的事务。Andrew 作为 OmniFocus 的资深用户，在这篇文章中分享了他是如何通过自定义的文件夹、上下文和命名规范来设置自己的 OmniFocus 的。此文英文原文在许多 OmniFocus 的经典中文教程中被引用，我自己的 OmniFocus 工作流也高度参考了文中所提到的文件夹及透视设置。所以我挑选了这篇文章进行翻译，希望能帮助更多的人根据自己的情况来设置 OmniFocus。注：OmniFocus 中的「上下文」其实对应英文中的 context，日常用到时通常会译为「情境」。此文中将和 OmniFocus 应用中的官方翻译保持一致使用「上下文」。
如何设置更适合你的 OmniFocus正如我之前文章中提到过的，我通过戴维·艾伦的 GTD （）方法论和来管理我的工作与生活。然而，OmniFocus 一直都算不上一个简单易用的产品，它陡峭的学习曲线使得很多人始终不知道如何才能发挥这个工具的最大功效。从 OmniFocus 发布第一个内测版本开始，我就一直在使用 OmniFocus 来践行 GTD 理论。并且这些年，我一直在调优对 OmniFocus 的使用设置，如今终于有了下述的一套完整的设置方法。每当我提到我在使用 OmniFocus 的时候，就经常会被询问应该如何设置和使用 OmniFocus 。可惜的是，这并不是闲聊中一两句话就可以讲清楚的。所以这次我将会分享我独有的一些 OmniFocus 设置方法，从而向大家说明我是怎么使用 OmniFocus 来提高效率的。文件夹
当 OmniFocus 中的项目列表越来越长的时候，最好把项目归到不同的文件夹之中。但是，应该如何分类呢？我的做法是（按照 GTD 中所描述的 2 万英尺理论）为每一个「责任范围」都创建一个新文件夹，然后把每一个项目都整理到这些文件夹中。一般情况下，这些文件夹会按照对我的重要性来排序。这个分类方法有以下优点：默认情况下，当你在上下文视图中查看任务，OmniFocus 会按照项目视图下的默认排序进行排序。这样如果你按照重要性来对项目进行排序，那么你在某个特定的上下文中看到的任务也会同样按照重要性来排序了。*在每周回顾的过程中，这么设置文件夹会提醒你做一些小而快速的头脑风暴，这样就可以发现在每一个责任范围中你可能忘记或者漏掉了的项目。对你的责任范围进行明确的分类和标记，可以帮助你想清楚你是否真的把每一寸光阴都花在了你真正想去做的那些事情上。*当然，你始终应该根据个人当下情况来选择「下一步行动」，但是我认为任务列表默认按照重要性排序是非常有意义的。上下文使用 GTD 这么多年，挑选一系列正确有效的「上下文」仍然是我最为纠结的事情之一。有一些上下文我从来一眼都没有看过，也有一些上下文中总有着太多太多的任务，还有一些上下文的任务我从来都做不完——和另外的上下文有冲突导致我不能对这个上下文中的任务作出正确的判断。在不断的试错和优化后，我终于找到了正确设置所有「上下文」的方法。完美设置所有上下文之后，终于可以说使我的生活回到了正轨之上。下面是具体的设置方法：设置「上下文」的最佳方法就是问自己一个问题：「通常在哪些情景下我才可以做事？」这个问题的答案正是我们所需要设置的「上下文」。
人员我们通常会和一些人有着不同形式的定期会议。在工作中，这个会议可能是老板和你每周的单聊时间。和伴侣的定期会议，则可能是你们每周的约会之夜。关于「人员」这一系列上下文最重要的原则是，你只应该为那些和你有定期会议的人设置「上下文」。我平常会和非常多的人打交道，如果一个人我必须特意去找他才能和他沟通，那我就不应该为他单独建立一个「上下文」。对于这样的情况，我会把这一类任务放到我的「办公室」或者「家」的上下文中（或者其他我可能找到这个人的地方）。如果为和我没有定期会议的人员设置「上下文」，那么我就会发现自己永远不会处于这个「上下文」之中，从而这些任务也就再也无法被我处理了。地点当我想到以地点命名的上下文时，基本上都是指那些需要外出跑腿的杂事。所以，我觉得最靠谱的办法就是建立一个叫做「外出」的上下文，并且为每一个我可能会需要去的地方建一个子上下文，例如「宜家」、「星巴克」、「7·11」。在 OmniFocus 中，可以筛选仅显示「可用」的上下文（即至少有一个可用任务的上下文），这样你就可以在出门的时候快速获得一个所有需要去的地点列表。电脑/书桌对我来说，最棘手的上下文设置就是处理我在电脑上的所有任务。作为一个计算机工程师，我大部分的工作时间（以及许多消遣时间）都在使用计算机。那么我需要做的就是区分我在使用计算机时的不同的精神状态及使用的具体设备。计算机：全神贯注：必须在电脑上完成，并且需要我清醒有着充沛的创造力才可以完成的事情（例如写博客、编程等）计算机：离线：那些不需要互联网连接就可以做的事情计算机：笔记本电脑：必须在我的笔记本电脑上才可以做的事情（例如说不能在我的 iPad 上完成的工作）计算机：所有：既可以在普通电脑也可以在 iPad 上完成的事情工作：和我的专业工作相关的事情。我发现应该把所有和工作相关的事情放在同一个上下文中（即使有一些不是在电脑上完成）。因为工作是一个需要「仪式感」的事情，当我真正调整自己进入工作的状态中不再处理其他事务，我才可以高效地工作并且持续工作尽可能长的时间。情景化上下文除了这些人员和地点相关的上下文，我在日常使用中还会使用一些基于活动或者每天的特定时间的上下文。例如，我的「工作时间」上下文中有着所有必须在正常上班时间做的事情，不论这事情和谁有关或者我在哪里。我的「阅读清单」上下文中则是所有我想要阅读的东西（例如文章、书籍等），不论我具体在哪里阅读这些内容。另外一个例子是，我曾经有过一个名为「短时长」的上下文，用来放置那些不适合当下就做（按照 GTD 的原则，如果一件事情两分钟内可以完成，那就立即去做），但是也只需要不超过10-15分钟时间的事情。当我在一个大公司从事管理工作时，经常在会议之间有那么几分钟时间，这个列表就完美解决了我的需求。特殊目的的上下文最后，还有几个我用到的上下文事实上并不算是「上下文」，但是可以帮助我更加轻松地使用 OmniFocus 。例如我的「等待」和「将来」上下文。我会在下述的章节中讨论我试如何利用这些特殊目的的上下文的。单个动作项目
在每一个文件夹中，我都使用了几个特殊目的的「单个动作」项目来扩充我的项目列表。一般这些项目是为了整理那些事实上不属于任何项目的任务。换句话说，这些任务只要你完成了，就再没有任何后续任务需要跟进了。例如，「买钉子」肯定是一个项目多个任务中的一步——你不太可能买钉子只是为了置之高阁——而「做午餐」可能就是一个独立的任务，不会再有后续任务了。杂事这是第一个特殊目的单个动作项目：将某个责任范围文件夹中的所有一次性任务收集到一起。在上图中的例子里，我的「博客杂事」项目中放置了所有的写博客相关的一次性任务。这些任务不会需要长期跟进，做完了就做完了。例如，我曾经把「配置谷歌分析」这个任务放置到「博客杂事」这个项目中。我通常都把这种项目命名为“「文件夹名杂事」。创意第二个特殊目的项目是用来放置每个文件夹中的「将来/也许」列表。「将来/也许」功能是 GTD 中的一个常见概念，但是在 OmniFocus 的快速输入功能里输入这个词比较麻烦，所以我就缩写成了「文件夹名创意」。这个项目在具体用法上和《搞定》这本书（即戴维·艾伦的 GTD 经典教程）中介绍的用法是一样的。目标最后，我把所有的目标也都放在了类似的特殊目的项目中。实际操作中，我会将我的 1-2 年目标，3-5 年愿景，以及终生的宗旨和原则（即 GTD 中的 3 万英尺到 5 万英尺高度的比喻内容）整理到这个项目中。这个项目中有三个部分：宗旨和原则、愿景和目标（即 5 万英尺、4 万英尺和 3 万英尺）。在「宗旨和原则」中，我会简单描述为什么我要对这个文件夹所代表的责任范围负责，我又能从中获得什么。在「愿景」中，我希望用尽可能多的细节来清楚说明对我而言，在这个责任范围中取得成功指的是什么。实际上，我会想象自己在未来已经完成了我这个责任范围中的每一件事，然后写下来我所看到的未来的我身上发生了什么。最后，在「目标」这个项目中，我通常会一一列举我未来一年左右的时间里想去完成的具体事项。在每周回顾中，我会通过浏览目标、愿景以及宗旨和原则，来头脑风暴出新的我应该执行的项目，或者来评估现有项目的进展。下图中就是这些单个动作项目的实际效果。
等待和备忘录戴维·艾伦在他的书中提议使用「等待」和「备忘录」的概念，但是在 OmniFocus 中并没有明确的功能来对应支持这两个概念。下面就是我常用的设置方法：等待我综合使用 OmniFocus 的多个功能来实现了「等待」列表。每当我需要把一些事情放到「等待」列表中时，我都会在对应的项目中建立一个新的任务，并以「等待：」开头为这个任务命名。然后在任务名称中进一步描述这个任务具体是在等什么事情发生。接下来，我会把这个任务分配给一个特殊的叫做「等待」的上下文。最后，把这个任务的起始日期（「推迟至」日期）设置为我需要再跟进这个任务的日期。在实践中，经常会有某些项目的下一步行动是交由其他人去执行了。「等待」清单就可以帮助我记录下一步动作是什么，谁在执行，并且给自己建立了一个跟进备忘。下图就是包含「等待」列表中任务的项目的一个例子：
备忘录「备忘录」主要可以满足我三个需求：首先，经常会有一些项目的下一步动作非常明确，但是我在特定的时间之前就是不能去执行；其二，有时我认为自己将来可能会做某件事情，但是我还没有确定要不要做，这种情况下会给自己设定一个提醒；其三，有时我遇到一些暂时拿不定主意的问题，那么我就会想提醒我自己几天或者几周后再做出决定。为了满足上述的需求，我通常会建立一个任务，把起始日期（「推迟至」日期）定在未来的某个合适的时间。对于第一种有明确行动的任务，我通常会分配到合适的上下文中，这样这个任务就会在对应的时间神奇般地出现在这个上下文中；对于第二种只是为了设一个提醒的任务，我就会在任务名称前加上「提醒：」或者其他类似的文字，然后分配到「等待」这个上下文里；对于最后那种我想要为未来的潜在行动做决定的提醒，我通常会在任务名称前加上「重新考虑：」的字，样并且也分配到「等待」上下文中。透视你是否会遇到这种情况： 在各种上下文列表之间翻来翻去，就是为了找到下一步你应该执行哪一个任务？或者有时只是想快速看一下哪些项目停滞不前了？又或者为了在 iPhone 的屏幕上更有效地浏览任务，恨不得删掉一些上下文？OmniFocus 的「透视」功能，正是为了解决所有这些问题以及更多个性化需求的神级功能。首先，可能有人会问：「我们既然已经有了上下文功能，为什么还会用到透视呢？难道这些不是一样的么？」这是一个非常好的问题，我也在用了很久 OmniFocus 才灵活使用到下述这些透视具体可以帮助我解决的情况：有时我发现我可以在多个上下文中任选其一，这个时候我需要透视来帮助我选择我究竟开始做哪一方面的事情（例如，我是应该坐下来开始用电脑，还是应该去车库里）。有时我发现我同时满足多个上下文的条件（例如我在工作时间里坐在家里的电脑前）。我的一些上下文可能在多个情形下都有效（例如我不管手边是笔记本还是 iPad，我的「计算机：所有」上下文都是有效的）。透视通过对你的 OmniFocus 窗口的不同状态建立一系列的快照，来使得你可以轻松处理类似于上述的这些情况。例如，当我用 OmniFocus 做我的每周回顾时，我都需要选择「项目」模式，展示所有「可用」状态的项目。我可以为这样的一系列选项做一个快照，这样每次我有同样需求的时候，可以一键就设置好所有选项，而不是每次都重复操作 N 下。在使用过程中，我设置了这六个不同的透视模式：
每周回顾这是我每周回顾中用到的透视。这个透视会使用「项目」层级，过滤只剩下所有「剩余」的项目，按照「文件夹」进行分组，展示所有「剩余」的动作，并且所有的文件夹、项目、动作都完全展开。换句话说，我可以在一个视图中看到所有的未完成的文件夹、项目和动作。停滞我会每天都检查这个透视（有时一天看数次）来了解是否有任何项目中缺少了明确的下一步动作。这个透视会使用「项目」层级，并且过滤只剩下所有「停滞」的项目即将到期这通常会是我每天查看的第一个透视。这个透视会不使用「项目」层级，过滤只展示所有「剩余」的上下文，按照「到期」来分组和排序，并且设置状态过滤器为「截止或已标记」。这样我就可以看到我的 OmniFocus 中所有的有截止日期的项目，并且按照截止日期进行排序。家&工作因为我在家里工作，所以你可能会认为我的「家」和「工作」两个透视其实是没有区别的。但是我实际上会用这两个透视来区分别人付费让我做的事情，和我自己为我自己而做的事情。这两个透视都会不使用「项目」层级，过滤只展示所有「剩余」的上下文，按照「到期」来分组，按照「项目」来排序，展示所有的「可用」的动作。这两个透视的差别在于，「家」透视中默认聚焦在「等待」、「工作时间」、「电话」、「瑞秋」、「家」、「计算机」和「阅读清单」这些上下文，而「工作」透视中则默认聚焦在「等待」、「工作时间」、「工作」这些上下文。这样我可以在工作的时候更加集中精神，而在其他的时间里也可以更加放松。手机当我在 iPhone 或者 iPad 上使用 OmniFocus 时，我会默认使用「手机」这个透视。它的配置方式和我的「家」、「工作」透视类似，只不过聚焦了不同的上下文：「等待」、「工作时间」、「外出」、「计算机：全神贯注」、「计算机：离线」、「计算机：所有」。我的想法就是排除掉上面提到的两个透视中所有只有在家里才可以执行的上下文，然后再加上一些出门才能做的事情（例如「外出」）。命名规范在你使用 GTD 和 OmniFocus 是否也会遇到过这样的情况：回顾自己写下的任务时，完全不记得当时自己写的是什么鬼了。当我最开始使用 OmniFocus 时，我就常常会遇到这样的问题。后来，我就开发了一套命名规范，既可以缓解这个问题，又可以使我更快地浏览屏幕上的所有信息。下列就是我在 OmniFocus 设置过程中会用到的一些规范：动作对于独立的动作，我会努力使每一个动作的名称都以动词开头，然后是宾语对象，（必要时）最后是一些详细信息。当选择动词时，我总会选择那些现实生活中实际看到的动作，而不是那些抽象的动词（例如使用「打电话」而不是「联系」，因为前者更加具体、动作导向）。因为我们看到一个动作的时候也会同时看到动作所属的项目信息，所以我只在一个动作在一个月后必须要提醒我自己某些细节的时候，才会在名称中增加详细信息。下面是我目前的动作列表中的一些例子：介绍我的 OF 命名规范（在「如何设置更适合你的 OMNIFOCUS 」项目中）发一封邮件给查德确定见面日期（在「和查德约一顿晚饭」项目中）读下一章（在「阅读《餐巾纸的背面》」项目中）等待：58 同城上的广告过期（在「卖掉钢琴」项目中）我会尽可能统一使用常见的动词（例如我有许多「发一封邮件给……」，「读……」以及「等待……」类似的任务），这样就更容易一目了然看清楚任务列表。同理，所有动作的名称我都会尽量使用通用的结构。项目我对于项目的命名规范和我对于动作的命名规范类似，另外项目的名称应该可以描述清楚项目的最终目标。也就是说，项目名称是“做什么+对某某某+其他细节”的形式的话，就很容易看明白「嗯，这个项目的产出会是他对某某某做什么」。下列是一些例子：还清 Windows 的账单用掉日料店代金券组织整理所有的产品需求到 Lighthouse 中更换 MINI Cooper 的 前轮胎一个好的项目标题，应该一目了然地说明白究竟什么意味着「完成」了此项目，哪怕是我自己过了几周后也应该非常容易看明白。上下文我会尽量选择一个独立的，可以清晰描述其所代表的情境，又和其他的上下文有足够区隔的名词（或者名词短语）来作为「上下文」的名称。或者，换一个角度想一下，这个情境下我可以做这些任务的条件究竟是什么？这里有一些例子：家计算机：笔记本（这是一个子上下文，「笔记本」嵌套在「计算机」里）沃尔玛工作时间文件夹我使用文件夹来展示我的责任范围（即 2 万英尺视角）。对于每一个文件夹，我都努力找到一个独立的形容词来描述人的某一种社会角色。然而，我发现这个方法并不总能奏效（毕竟，2 万英尺视角同时包含着人所需要担当的社会角色和需要负责的责任范围）。所以当没办法找到一个合适的角色的时候，我就会尝试找到一个最能描述清楚这个领域的独立的名词。这里有一些例子：财政丈夫负责人朋友因为我自己已经充分了解我内心的想法，并且每一个文件夹都会有一个名为「目标」的项目来帮助我更加具象地梳理这个责任范围的定义。所以这些文件夹名称还是越短越好。所有这些命名规范的基本目标都还是为了让自己几周后甚至几个月后仍然可以清晰地了解自己曾经的想法。每当我在 OmniFocus 中写一些东西的时候，我都会想象我其实是在为我的妻子或者密友写一个备忘。这个思路会帮助我避免写出任何的缩写、模糊不清或者残缺不全的文字。如果要让其他人理解我的备忘，我就必须要写得全面、直接和准确。这样，不管几周还是几个月之后，即使是整整一屏的任务，我仍然可以一目十行。每周回顾
GTD 理论中最关键的环节就是每周回顾，这也是最难有效执行的一个环节。首先需要解决的就是日程规划上的挑战：你如何在每周总能保证 1-2 个小时的固定时间？其次就是更加现实的挑战：每周回顾的时候，究竟需要做些什么？第一个问题我可帮不上忙，但是我这里打算分享一下我是如何解决第二个问题的。回顾步骤我把我的每周回顾分成了三个步骤：清理回顾我的日程头脑风暴出新的项目有一些我需要明确不属于回顾环节的事情：清空收件箱（这是我日常基础工作的一部分，而不应该属于回顾环节）在任何议题上花费超过两分钟的时间（如果脑暴出了有意义的事情，我会为其建立新的任务，而不是在当下寻根究底）尝试去完成任何的任务坚持这几点，可以避免我把每周回顾的时间拖长到数小时甚至整整一天。清理每周回顾的第一阶段就是把一周来没有时间整理的细碎问题都清理干净。
首先，我会切换到我的每周回顾透视，然后点击我的第一个文件夹。对于每一个文件夹，我会依次进行下列这些快速检查：这些项目是否是按照优先级排序？我通常会把「目标」项目放在第一位，然后是按照优先级排序的所有常规项目，然后是「杂事」项目，最后是「创意」项目。需要提醒的是，在 OmniFocus 的右侧主界面中拖拽项目是没有用的，必须在左侧边栏中对项目进行排序。是否每个项目都有一个下一步行动？如果没有的话，我会评估这个项目是否已经完成了（那就标记完成）或者尚未完成（那就增加一个下一步行动）。有没有哪些项目是我不想在未来一周中推进的？如果有，我就会把这些项目标记为「暂停」。有没有哪些「暂停」的项目是我打算在未来一周中推进的？如果有，我就会把这些项目标记为「活跃」。有没有已经「暂停」了相当长一段时间的项目？如果有，我会干脆直接丢弃这个项目，或者把它拖到「创意」项目中作为一个单独的动作存在。看上去这是一个特别长的检查清单，但是实际执行中，你只需要挨个浏览文件夹中的每一个项目，很自然就会对每一个项目作出决策了。在我完成了第一个文件夹的回顾之后，接下来我会按照同样的顺序对每一个文件夹进行回顾。如果我保持专注（即抵制一切诱惑，真正开始做事），我通常可以在 30-35 分钟内完成所有的步骤。回顾我的日程在第二个阶段中，我会打开我的日历（一个包含我所有的个人日程、工作日程以及家庭事项的日历）并且检查每一个日历项，问自己是否需要针对这个日程做些什么。我一般会从一周前的日程开始，一直看到整整一周后的事项。这个步骤通常会需要 5-10 分钟的时间。头脑风暴出新的项目这是最为困难的环节。在这个环节中，我会重新浏览每一个文件夹（此时要忽略外界的所有干扰），来用心审视这一部分的人生是否会有新的项目。可以尝试重新阅读一下每个文件夹中所标明的目标和愿景；或者想一下这个领域中我最近做了些什么；再或者想一下这个领域是在向好的方向进行，还是在向坏的方向进行。只有大约四分之一的情况下我会真的可以新增一些项目，但是每次做完头脑风暴，我都会充满了成就感。原文：原创翻译，转载请注明出处给 OmniFocus 新手进阶的十条建议 - 少数派
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给 OmniFocus 新手进阶的十条建议
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不可否认 OmniFocus 有一定的上手门槛，但是越熟悉就会获得越好的体验。在这个过程中，了解别人的使用习惯作为参考会有所帮助。这篇读者投稿给出了新手进阶的 10 点建议，在建议之后还附上了非常详细的实际例子，希望给正在摸索 OmniFocus 的朋友有所帮助，同时也欢迎其他使用者。
自从去年 10 月份用 OmniFocus 以来已经半年有余，也在各个渠道分享过自己对于 OmniFocus 的看法，包括之前在少数派的投稿。很多人都曾跟我在微博上交流过，我发现其中很多人对使用 OmniFocus 有一种畏惧感，我其实也经历过这个过程。
当我刚刚对 GTD 这个概念产生兴趣并进行实践的时候，我也尝试了很多软件，最开始的时候我是不喜欢 OmniFocus 的，除了上手麻烦之外，软件 UI 也做得不够 Things 等美观，但正如一句话所说：不要从外表上去判断一个人。现在我是一个非常喜欢 OmniFocus 的人了，也对 OmniFocus 有了新的认识，对于新手来说，最重要的是多多尝试，说白了还是：无它，但手熟尔。为了让读者能快速浏览一遍十条建议，本文分为上下两部分，上半部分为简介，下半部分为实例模拟。下面是我对新手希望更有效率使用 OmniFocus 的建议：
1. 多使用 Defer dates
Defer dates 可以把任务推迟到未来的某一天某个时间点开始，也就是说直到那个时间之前，我在软件一般是看不到的。这样有个好处，就是当任务一多的时候，你永远只会看见与你现在的状况最相关的，而不会被海量的任务和提醒迷惑。除非某个任务一定有截止日期，否则请多考虑使用 Defer dates。
2. 多思考怎样使用透视这个功能（需内购）
透视，说白了就是让你用一个特定的角度去看你的 OmniFocus 包含的任务，我之前的文章中分享过我自己使用的自定义透视，如果觉得过于复杂，有另一个例子就是你可以使用透视来过滤出你的 Context ，比如你有 @phone，@work，@travel，@home等几个 Context，那你就可以自定义一个透视把 @phone 与 @work 过滤出来，那以后你工作的时候直接看这个透视就好了，你也不会看见其他影响你的内容。
3. 熟悉软件自带快捷键
使用 Mac 版的童鞋，多熟悉一下软件自带快捷键，多多去尝试不同组合，这会在一定程度上节省时间。
4. 学习配合其他效率应用使用
OmniFocus 可以配合 Alfred ，Popclip 与 Keyboard Maestro 等效率软件一起使用，这也可以去多想想有那些可以加进自己的效率系统来，以节省应用之间跳转的时间。
5. 精简自己的 Context
我一开始使用的时候，根据 GTD 的建议，设置了各种 @home，@work，@phone，@errand，@office，@school 等等包含了地点、工具和人物的各种 Context，这样做可以，但是实际上有一大半的 Context 我自己是不会实用的。现在我只有很少的一些 Context ，主要的只有三个 @！，@！！和 @！！！ 来区分完成任务所需花费的脑力与体力。
6. 设置 Mail Drop
设置自己的 Mail Drop。这个功能可以让你真正做到邮箱的 zero Inbox。任何邮件里面需要待会处理的内容，转发给自己的 Mail Drop 邮箱地址，就会出现在 OmniFocus 的 Inbox 里面，这是一个很方便的功能，尤其是你工作的电脑是 PC 的时候。
7. 只把行动管理放进 OmniFocus
请仅仅把要做的事情放在 OmniFocus 里面，远离清单与参考类事项。比如你要去超市买什么东西，出门要带的东西，做菜的材料这些都是清单，旅途的路线等等是参考类事项，这些我喜欢放在印象笔记里面，以和 OmniFocus 互补，在 OmniFocus 里面放清单、参考类的任务是比较让人困惑的事情，所以建议大家在这方面多考虑。我自己是使用 Clear 这个 App 来管理清单类的事项，印象笔记来管理参考类。
8. 精简任务描述
输入任务的时候，最好是精简为 动作 + 名词，以便你下一眼看到它的时候可以瞬间知道该做什么，其他辅助性的材料和文字请放进备注里面。
9. 使用 OmniFocus 跟进习惯养成
OmniFocus 是很好的习惯跟进 App。我自己设置了一个 Ritual 文件夹专门对每天、每周、每月、每年的事情作为回顾，里面都是我希望培养的习惯。这类任务都是 Defer again every day，所以并不会出现很多红点提醒我打勾完成的情况，我倾向于这种最轻量级的提醒。
10. 增加阅读在进阶的过程会受到很多阻力，请广泛涉猎各种关于效率类的文章，形成自己的观点，如果用了一段时间你觉得 OmniFocus 给你生活带来了不少方便，请坚持下去。
上面是我希望大家能在进阶路上逐渐理解的十条建议，写得很简洁，这是因为对于 OmniFocus 这个 GTD 软件来说有很多设置上的可能性，有些人喜欢了解别人的思路后自己去鼓捣，有些人希望能看到更详细的例子，本文的下半部分就是为了这些读者准备的（以下截图均以 mac 版为例）：
Defer dates 的相关问题
如图所示，设置之后在任务的右半边可以看到 Defer until tomorrow 的字样，这样设置之后在我主要的 预测视图（Forecast，软件自带）、今日视图（Today，自定义）、计划视图（plan，自定义）里面都看不到这个动作了，这是因为大多数的透视里面 Filter by availability 默认选项都是 Available，如图（这也是我推荐大多数情况下用的选项，另一个是 Remaining ，如果选择 Remaining 这个可以看到被 Defer 的任务）。
另一个问题是，Defer 了之后怎么办，关键时刻我都找不到这个任务了？这个问题我是这样解决的，三个方法：
第一就是给真正重要的任务设置个截止日期，这样可以在系统自带的 Forecast 预测视图里面一直看得到，方便提前准备。
第二就是给这个任务一个小旗标（Flag）变成橙色，当任务被推迟的时间到了的时候，在我自己使用的今日视图里面以及系统自带的 Flagged 视图就可以看得到了。
第三就是我一直在使用的方法，就是给任务打勾标记完成的时候，我主要就是看 Forecast 预测视图，培养了这个习惯之后就不太可能忘记看到某个任务。
怎样入手自定义透视？
前文我说的建议是，你入手的第一个透视应该是最简单、最直观、最需要的透视，而不应该去追求复杂的设置（除非有可以直接搬来用的别人已经实践过的设置），所以我推荐大家第一个透视从自己的 Context 入手。自定义透视的设置界面如图：
其中各个设置选项我简单介绍一下：
Project Hierarchy 比较容易理解，软件上有介绍，简单说就是边栏到底是按文件夹与项目分类，还是按照 Context 分类，这个按自己喜好就好，以前 iOS 版本还不是通用版的时候，如果不选择 Don't use project hierarchy 在手机里面就无法同步这个自定义透视，现在已经不会了。
Presentation 是指主面板展示动作的方式，Group actions by 是指一堆任务放在那，是随便放一块（也就是默认的 ungrouped）、还是同一 Context 的放一块、还是按文件夹分类啊这些意思，Sort actions by 这个比较有意思，这是说你前一步分类组合了之后，这个组合该按什么顺序排列呢，是按被推迟的日期前后（Defer date）排列，还是有没有被标注为旗标（Flagged）排列。
Filtering 是比较主观的一个选项，但也很强大，主要要使用的就是 by Status 和 by availability 这两个，Status 可以选择是任意一个（any Status）、快截止的任务（due soon）还是其他，这个可以按自己需要选择。而 availability 这个我基本就使用 Remaining 和 Available 这两个，区别就在于 Remaining 会显示被推迟的任务，这个如果有需要的童鞋请多注意。
Focus 是指你经过前两个设置之后留下来的任务，都还是大浪淘沙，你可能只想看到某几个项目或者某个特定项目的任务，其他不想看到，那你可以在这边的 Focus 里面选择一下你希望看到的项目，添加进来。
Sidebar Selection 就是我们将要使用的一个东西。进入 Context 界面，随便点一个你想要重点关注的 Context，你会发现 add current sidebar selection 被激活了，你可以添加无数个 Context 混合着用，在这里我选择的是 @！！！ 这个 Context，代表我需要花费大量精力的任务，我还打算添加 @Home 这个 Context ，这代表什么意思呢，就是以后我在家里并且很有精力要做事情的时候，我就点开这个自定义透视，看看我现在能做什么事情。
这种跨 Context 的组合能出现很多玩法，纯粹看你的 Context 是怎么设置的，如果你是喜欢把 Context 分类还分比较细的用户，那这种自定义透视还是很能帮到你忙的，如果你是不怎么用 Context 的人，那你的自定义透视还得在上面的其他选项设置中多下功夫，这里就先举最简单的例子。
关于快捷键
什么？从来不用快捷键？这可不对，能省好多时间呢，比鼠标快多了。最简单的例子就是 Quick Entry Shortcut 得设置一下，我这里是默认的，在偏好设置第一页：
这个快捷键在你的 OmniFocus 软件在后台的时候，可以快速弹出输入动作的小窗口方便记录。另一个我常用的快捷键是在自定义透视那里，如果你是一个常常要看某一个透视的人，不用想了赶紧去设置快捷键。设置的地方在这里：
Alfred 和 Keyboard Maestro 怎么加进工作流？
我也是小白用户，我只是用最简单的用法，不会高级用法，还请各位高手多多包涵（ Popclip 我用的比较少，但有相关的 extension，这里就不举例了）。
Alfred 我主要是使用下载的一个命令，挺好用的，之前说到按快捷键可以激活 Quick Entry Shortcut 但是这必须建立在软件已经打开的情况下，我不是一个很喜欢一直开着 GTD 软件的人，所以这个 workflow 帮助我很多，每一次我要输入新任务我只要按激活 Alfred 输入 ofnew + 任务名称 就会自动打开软件的快速输入窗口并帮我打好了字，我只需要再按一下键盘上的 Enter 就完成了输入，非常快捷。
我如果没记错的话我是在下载的。
Keyboard Maestro 这个软件我主要用在两方面辅助 OmniFocus 。 一个是打开软件使用的快捷键 Option + O（各位大神请放过小弟，小弟确实用 KM6 管理快捷键），另一个是帮助我快速进入 OmniFocus 的无干扰的阅读界面，也就设计一个快捷键按下去之后相当于帮我按了三个菜单键，如图：
现在这种界面是不是很适合工作时候放了一个待办事项在一边了，我有时候会把今日视图（Today，我自己自定义的一个透视）变成这样放在某一边：
Context 怎样算多怎样算少？
我觉得 Context 设置得好有两个标准：一个是适合自己，自己看得舒服；一个是自己确实会去用，愿意去用。不在乎多还是少，我最开始使用的时候有 10 几个 Context，现在就只剩下这些：
我的系统中其他都好理解，主要是那三个感叹号的 Context —— @！，@！！，@！！！，这感叹号多少代表了为了完成任务我必须花费的精力，也就是任务难以程度。之前我尝试过修改为自己的 energy level，后来发觉还是按照原博的那种实践起来好一点，毕竟判断自己现在精力状况如何远不如判断任务难易程度方便，各位可以按照自己的习性自己修改。这个方法我是在上看到的（这个博客相当不错，经常分享各路成功人士的工作流，基本上几个月会更新一次，每一次质量很高）。
Context 是很容易玩出花样的地方，还有一个思路尝试在这里仅仅设置四个 Context 来进行四象限工作法，不过我本人对四象限工作法不太感冒，有兴趣的童鞋也可以按着这个思路设置。千万不要拘泥于 GTD 原意的 @地点、@人物、@工具 三个点，以适合自己为标准。
mail drop 如何设置？
前面也说了，Mail Drop 这个功能可以让你发送邮件到特定邮箱，然后 OmniFocus 里面的 Inbox 就会出现这个任务了，很神奇。设置方法如下：
首先要注册自己的 Omni Sync Server 帐号（如果你已经使用了这个同步服务那可以跳过这一步）到这个，先注册一个帐号，登录进去之后，页面最下方那里按一下 CreateAccount，系统会自动生成一个随机的邮箱地址，把这个地址保存好，之后你收到一封邮件需要处理，可以转发给这个邮箱，OmniFocus 的 Inbox 就会出现这个任务了。
有童鞋会问转发之后的格式会不会乱七八糟不受控制？不会的，你发给那个邮箱地址的邮件中，主题一行会自动变成任务的名称，邮件内容会变成备注（note），邮件支持文字、附件与简单的 Html 。
习惯、回顾类的怎么在软件里设置？
我提供我自己的设置思路给大家，首先是回顾类，我有一个文件夹，里面装着四个项目
然后这四个项目的设置需要好好说一下：
我仍然遵循不必要的截止日期不设置的方法，以 Defer dates 为主，以我的 Monthly Review 项目为例，每个放进里面的动作，我都在设置里面设置 Defer another 1 months
四个 Review 项目对我来说都是比较重要，不希望错过的，所以我给大多数里面的任务都打了橙色的旗标
我一般标记回顾类动作已经完成的地方是 Forecast（预测视图），因为这是我不会漏掉的地方，有需要的同学可以专门增加一个透视来管理这四个项目
然后是习惯培养类的设置，我比较奇葩一点，在我四个回顾类的项目的 daily action 当中，我放的一般是生活上的习惯。但有一些我自己想主动培养的习惯，比如学习啊、看书啊、摄影等等，放在那里我会觉得乱，因为思路上很容易就分出来那些是我自己想让自己变得更好、主动去培养的习惯，和那些长久已经形成、比较固定的习惯，所以我在这里又开了个项目，里面的动作设置为 Defer another 1 day，同样打上了小旗标，即使是每天都最好要打勾的项目，我同样不喜欢用 Due date 来束缚自己。
然后我还有专门的一个透视来管理这些我主动想培养的透视，对这个透视有兴趣的可以找看看具体设置，或者直接在微博上与我交流。
我省略了第 7、8、10 点建议的例子，因为这三个的例子太难举了，也是比较有主观性色彩的内容，加上也已经说得比较清楚，就不废话了，我也在与大家一起进步！希望使用 OmniFocus 的读者可以在评论区分享自己的心得，或者继续在微博上与我交流。（微博 ID）
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