《归档范围和保管期限表》；；二、会计档案的整理只适用于财务工作独立运作，会计；三、学校在日常管理过程中，形成的部分与财务相关的；四、学校的会计工作交由镇政府统管之前形成的会计档；第五节特殊载体类档案的整理；一、实物档案的整理；1、收集：学校在学校管理、教育教学工作活动中形成；2、分类：按照《归档范围和保管期限表》所列分类对；3、排列：将同一类目的实物按形成年
《归档范围和保管期限表》； 二、会计档案的整理只适用于财务工作独立运作，会计档案自行保管的中小学校；如本学校的会计工作由镇政府财政所或结算中心代管，并且形成的会计档案也由财政所或结算中心代管，则不适用； 三、学校在日常管理过程中，形成的部分与财务相关的文件材料，如教师的工资表、请批单等，应作为一般管理性文件，归入“学校管理” 类的“XX21―财务管理”类目中； 四、学校的会计工作交由镇政府统管之前形成的会计档案，应按照中教〔2007〕71号文所介绍的整理方法进行整理。
特殊载体类档案的整理 一、实物档案的整理 1、收集：学校在学校管理、教育教学工作活动中形成、获得的各种证书、锦旗、牌匾、印章、字画等荣誉性、纪念性的实物材料均属归档范围，均应收集归档。具体见《归档范围和保管期限表》。 2、分类：按照《归档范围和保管期限表》所列分类对实物档案进行类目划分； 3、排列：将同一类目的实物按形成年度（指公历年度）分开来，使同一类目同一年度的实物排列在一起（指实物档案的编号，而非指实物本身）； 4、编号：按照“类目号＋年度＋件号”的编号方法对实物档案进行编号， 例如：学校2008年所获得的第一面锦旗，其档号表示为：SW02-； 5、标识：给每件实物档案制作一个标签（见附录六），标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息，并将标签贴在相应实物档案的表面（部分上墙实物可免），注意应贴在实物背面或侧面等不显眼处，以免影响美观； 6、编制目录：按照分类和编号的顺序在《实物档案目录》（见附录五）上依次进行登记，结合使用档案管理软件，在著录之后将其打印出来装订成册。 《实物档案目录》各项目及填写要求： 类
别：实物档案所属的类目名称； 档
号：实物档案的完整档案编号；
6 实物名称：实物档案的具体内容； 来
源：将该实物档案赠与或授予学校的单位或个人； 日
期：学校获得该实物档案的具体时间，如实物本身有时间则照实抄录； 存放点：存放该实物档案的具体地点； 备
注：其他需要特别说明的事项，如无则空。 7、存放：实物档案既可以集中存放于档案室或荣誉室，也可以分散存放于领导办公室或其他各部门，无论哪种情况，关键是要集中登记并在《实物档案目录》“存放点”一栏交代清楚； 如果集中存放，建议按类目分开摆放，将较重要的和新获得的摆在比较显眼的位置，较次要的及时间比较久的则摆在较偏的位置或直接将其收藏起来。锦旗在收藏时，可将其木棍抽出后卷成卷轴，然后用报纸包好，最后将其说明标签贴在报纸上面。 意义不大、价值较小且不易保管的实物，经鉴定、拍照后可以销毁。 8、实物的拍照：所有实物均应拍数码照片，并将相关信息说明清楚。 因学校每年所获实物（特别是荣誉类）较多，故不要求将实物照片洗晒出来保存，可将其数码照片集中后刻录光盘保存，保存数码照片的光盘归入“LX04―其它”类目。
二、照片档案的整理 1、收集：学校在党团行政事务，开展教育教学、文艺体育等活动中形成的具有保存价值的照片（含纸质照片和数码照片）均属归档范围。具体范围详见《归档范围和保管期限表》。 每一次工作或活动所形成的照片应收集齐全、完整，并选取有代表性的数张，冲晒成4R或4D规格，入册归档保存。 2、分类、分年度：首先按照《归档范围和保管期限表》所列分类对照片档案进行类目划分，然后将属于同一类目的照片，按形成年度（指公历年度）不同分开来； 3、分组：一件事情或一个活动形成的应归档照片即为一“组”，一组也可以称为一个案卷；一组照片可以是一张，也可以是好几张；
7 4、编号：按照“类目号＋年度＋组号（案卷号）＋张号”的编号方法对照片进行编号，每个年度的组号均从“1”开始编，每组的张号也都从“1”开始编； 例如：学校2008年开展的第1个文体活动（ZP03类）所形成的照片（即2008年的第1组），其第1张照片的档号表示为：ZP03-； 5、装册：将整理好的照片档案按照类目和编号的顺序依次装入照片档案册； 每组照片前留一空位，用白纸填写该组照片的简要说明，称为“组说明”（见附录七），其主要项目及填写要求如下： 档
号：该组照片的档号，如：ZP03-； 保管期限：照片档案全部暂定为长期； 起止日期：该组照片拍摄时间； 拍摄者：该组照片的拍摄人； 照片张数：该组照片归档张数； 案卷题名：该组照片所反映的会议或活动名称， 载体编号：空。 每张照片下面均有一张说明，称为“张说明”（见附录八），其主要项目及填写要求如下： 档
号：该张照片的档号，如：ZP03-； 拍摄者：该张照片的拍摄人； 拍摄日期：该张照片的拍摄时间； 底片号：该张照片对应底片在底片册中的编号，如无底片或直接将底片放置于照片下的小格内，则此处为空； 参见号：与本张照片有关联的其它类别档案或资料的编号，一般可空； 文字说明：本张照片所反映的具体内容（如具体活动内容、人物姓名、身份、位置、场景等）。 载体编号：空； “组说明”和“张说明”均可用档案管理软件打印；另外，照片档案册的背脊应制作标签加以说明（见附录十一）。 6、编制目录：按组制作目录，即填写《照片档案案卷目录》（见附录九），各项目及填写要求如下：
号：填写归档照片的组号，如：ZP03-； 案卷题名：填写该组照片所反映的活动名称； 摄录者：填写该组照片的拍摄者； 摄录时间：填写该组照片的拍摄时间； 备
注：填写该组归档照片的张数。 7、数码照片的整理：存储于电脑中的数码照片在整理时，可以一个活动一个文件夹，并于文件夹内另建说明文档对活动的简要情况和重要的单张照片进行说明，每隔一段时间后将其刻录光盘脱机保存。
三、录音录像档案的整理 1、收集：学校在党团行政事务，开展教育教学、文艺体育等活动中形成的具有保存价值的影音文件均属归档范围，包括录音带、录像带及DVD、VCD、DV、CD等，具体范围详见《归档范围和保管期限表》。 上级部门下发的与学校无关的电教片、宣传资料片等无需归档，作资料保存即可。 2、分类、分年度：录音带、录像带等材料按照《归档范围和保管期限表》所列分类进行类目划分；同一类目的再按形成年度（指公历年度）不同分开来。 光盘在形成和分类时的注意事项： （1）尽量将影像文件、声音文件、数码照片、数据备份文件等分开刻录在不同的光盘上； （2）如光盘内存储的只有声音文件，则将其归入“LY―录音”类，再根据声音文件的具体内容确定具体类目号； （3）除第（2）种情况外，其他光盘均归入“LX―录像”类，然后根据光盘的主要内容确定其具体类目号。如主要是上级领导视察本学校的录像，则归入“LX01―行政事务”类目，如主要是教学研讨和交流等内容的录像，则归入“LX02―教育教学”类目，如主要是开展文体活动的录像，则归入“LX03―文体活动”类目； （4）数码照片和其他数据备份光盘均归入“LX04―其它”类目； （5）光盘内容跨越几个年度的，归入最后一个年度，在写案卷题名时必须 9 写清楚起止年度。 3、编号：按照“类目号＋年度＋案卷号”的编号方法进行编号，一个保管单位只编一个档号。一张光盘即使存储了多个活动内容，也只有一个档号。 4、标识：如归档的录音录像材料的包装盒上已有案卷题名、时间等项目，则直接将档号写在包装上，然后入箱柜保存；如包装上无相关信息或相关信息不完整，则需制作标签（见附录十二）贴在包装上，然后再归档保存； 如归档的录音录像材料无包装盒，例如部分光盘，可按档号顺序装入专用的“光盘档案册”，并写好相应的标签说明，然后入箱柜保存。 5、编制目录：为简化操作，录音录像档案只需填写《声像档案案卷目录》（见附录十），各项目及填写要求如下： 档
号：填写该份声像档案的完整档案编号，如：LX01-； 案卷题名：填写该份声像档案的主要内容，一般格式为：“单位＋时间＋主要内容”，如内容较多，则需综合概括，要求概括全面、准确、简练，不要一一罗列； 摄录者：该份声像档案的拍摄者； 摄录时间：该份声像档案的拍摄时间； 备
注：其他需要特别说明的事项。 6、保存：录音录像档案可直接装入铁皮档案箱柜保存，如有条件的可装入专门的防潮防磁柜保存。
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一般管理类所使用的档号章相同）填写即可。
会计档案的整理 一、此处所指会计档案是指学校在财务工作中形成的会计核算专业材料，专指会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单等会计材料，具体归档范围详见《归档范围和保管期限表》； 二、会计档案的整理只适用于财务工作独立运作，会计档案自行保管的中小学校；如本学校的会计工作由镇政府财政所或结算中心代管，并且形成的会计档案也由财政所或结算中心代管，则不适用； 三、学校在日常管理过程中，形成的部分与财务相关的文件材料，如教师的工资表、请批单等，应作为一般管理性文件，归入\学校管理\类的\财务管理\类目中； 四、学校的会计工作交由镇政府统管之前形成的会计档案，应按照中教〔2007〕71号文所介绍的整理方法进行整理。
特殊载体类档案的整理 一、实物档案的整理
1、收集：学校在学校管理、教育教学工作活动中形成、获得的各种证书、锦旗、牌匾、印章、字画等荣誉性、纪念性的实物材料均属归档范围，均应收集归档。具体见《归档范围和保管期限表》。
2、分类：按照《归档范围和保管期限表》所列分类对实物档案进行类目划分；
3、排列：将同一类目的实物按形成年度（指公历年度）分开来，使同一类目同一年度的实物排列在一起（指实物档案的编号，而非指实物本身）；
4、编号：按照\类目号＋年度＋件号\的编号方法对实物档案进行编号， 例如：学校2008年所获得的第一面锦旗，其档号表示为：SW02-；
5、标识：给每件实物档案制作一个标签（见附录六），标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息，并将标签贴在相应实物档案的表面（部分上墙实物可免），注意应贴在实物背面或侧面等不显眼处，以免影响美观；
6、编制目录：按照分类和编号的顺序在《实物档案目录》（见附录五）上依次进行登记，结合使用档案管理软件，在著录之后将其打印出来装订成册。
《实物档案目录》各项目及填写要求：
别：实物档案所属的类目名称；
号：实物档案的完整档案编号；
实物名称：实物档案的具体内容；
源：将该实物档案赠与或授予学校的单位或个人；
期：学校获得该实物档案的具体时间，如实物本身有时间则照实抄录；
存放点：存放该实物档案的具体地点；
注：其他需要特别说明的事项，如无则空。
7、存放：实物档案既可以集中存放于档案室或荣誉室，也可以分散存放于领导办公室或其他各部门，无论哪种情况，关键是要集中登记并在《实物档案目录》\存放点\一栏交代清楚；
如果集中存放，建议按类目分开摆放，将较重要的和新获得的摆在比较显眼的位置，较次要的及时间比较久的则摆在较偏的位置或直接将其收藏起来。锦旗在收藏时，可将其木棍抽出后卷成卷轴，然后用报纸包好，最后将其说明标签贴在报纸上面。 意义不大、价值较小且不易保管的实物，经鉴定、拍照后可以销毁。
8、实物的拍照：所有实物均应拍数码照片，并将相关信息说明清楚。 因学校每年所获实物（特别是荣誉类）较多，故不要求将实物照片洗晒出来保存，可将其数码照片集中后刻录光盘保存，保存数码照片的光盘归入\其它\类目。 二、照片档案的整理
1、收集：学校在党团行政事务，开展教育教学、文艺体育等活动中形成的具有保存价值的照片（含纸质照片和数码照片）均属归档范围。具体范围详见《归档范围和保管期限表》。
每一次工作或活动所形成的照片应收集齐全、完整，并选取有代表性的数张，冲晒成4R或4D规格，入册归档保存。
2、分类、分年度：首先按照《归档范围和保管期限表》所列分类对照片档案进行类目划分，然后将属于同一类目的照片，按形成年度（指公历年度）不同分开来；
3、分组：一件事情或一个活动形成的应归档照片即为一\组\，一组也可以称为一个案卷；一组照片可以是一张，也可以是好几张；
4、编号：按照\类目号＋年度＋组号（案卷号）＋张号\的编号方法对照片进行编号，每个年度的组号均从\开始编，每组的张号也都从\开始编；
例如：学校2008年开展的第1个文体活动（ZP03类）所形成的照片（即2008年的第1组），其第1张照片的档号表示为：ZP03-；
5、装册：将整理好的照片档案按照类目和编号的顺序依次装入照片档案册； 每组照片前留一空位，用白纸填写该组照片的简要说明，称为\组说明\（见附录七），其主要项目及填写要求如下：
号：该组照片的档号，如：ZP03-；
保管期限：照片档案全部暂定为长期；
起止日期：该组照片拍摄时间；
拍摄者：该组照片的拍摄人；
照片张数：该组照片归档张数；
案卷题名：该组照片所反映的会议或活动名称，
载体编号：空。
每张照片下面均有一张说明，称为\张说明\（见附录八），其主要项目及填写要求如下：
号：该张照片的档号，如：ZP03-；
拍摄者：该张照片的拍摄人；
拍摄日期：该张照片的拍摄时间；
底片号：该张照片对应底片在底片册中的编号，如无底片或直接将底片放置于照片下的小格内，则此处为空；
参见号：与本张照片有关联的其它类别档案或资料的编号，一般可空；
文字说明：本张照片所反映的具体内容（如具体活动内容、人物姓名、身份、位置、场景等）。
载体编号：空；
\组说明\和\张说明\均可用档案管理软件打印；另外，照片档案册的背脊应制作标签加以说明（见附录十一）。
6、编制目录：按组制作目录，即填写《照片档案案卷目录》（见附录九），各项目及填写要求如下：
号：填写归档照片的组号，如：ZP03-；
案卷题名：填写该组照片所反映的活动名称；
摄录者：填写该组照片的拍摄者；
摄录时间：填写该组照片的拍摄时间；
注：填写该组归档照片的张数。
7、数码照片的整理：存储于电脑中的数码照片在整理时，可以一个活动一个文件夹，并于文件夹内另建说明文档对活动的简要情况和重要的单张照片进行说明，每隔一段时间后将其刻录光盘脱机保存。 三、录音录像档案的整理
1、收集：学校在党团行政事务，开展教育教学、文艺体育等活动中形成的具有保存价值的影音文件均属归档范围，包括录音带、录像带及DVD、VCD、DV、CD等，具体范围详见《归档范围和保管期限表》。 上级部门下发的与学校无关的电教片、宣传资料片等无需归档，作资料保存即可。
2、分类、分年度：录音带、录像带等材料按照《归档范围和保管期限表》所列分类进行类目划分；同一类目的再按形成年度（指公历年度）不同分开来。 光盘在形成和分类时的注意事项：
（1）尽量将影像文件、声音文件、数码照片、数据备份文件等分开刻录在不同的光盘上；
（2）如光盘内存储的只有声音文件，则将其归入\录音\类，再根据声音文件的具体内容确定具体类目号；
（3）除第（2）种情况外，其他光盘均归入\录像\类，然后根据光盘的主要内容确定其具体类目号。如主要是上级领导视察本学校的录像，则归入\行政事务\类目，如主要是教学研讨和交流等内容的录像，则归入\教育教学\类目，如主要是开展文体活动的录像，则归入\文体活动\类目；
（4）数码照片和其他数据备份光盘均归入\其它\类目；
（5）光盘内容跨越几个年度的，归入最后一个年度，在写案卷题名时必须写清楚起止年度。
3、编号：按照\类目号＋年度＋件号\的编号方法进行编号，一个保管单位只编一个档号。一张光盘即使存储了多个活动内容，也只有一个档号。
4、标识：如归档的录音录像材料的包装盒上已有案卷题名、时间等项目，则直接将档号写在包装上，然后入箱柜保存；如包装上无相关信息或相关信息不完整，则需制作标签（见附录十二）贴在包装上，然后再归档保存；
如归档的录音录像材料无包装盒，例如部分光盘，可按档号顺序装入专用的\光盘档案册\，并写好相应的标签说明，然后入箱柜保存。
5、编制目录：为简化操作，录音录像档案只需填写《声像档案案卷目录》（见附录十），各项目及填写要求如下：
号：填写该份声像档案的完整档案编号，如：LX01-；
案卷题名：填写该份声像档案的主要内容，一般格式为：\单位＋时间＋主要内容\，如内容较多，则需综合概括，要求概括全面、准确、简练，不要一一罗列；
摄录者：该份声像档案的拍摄者；
摄录时间：该份声像档案的拍摄时间； 备
注：其他需要特别说明的事项。
6、保存：录音录像档案可直接装入铁皮档案箱柜保存，如有条件的可装入专门的防潮防磁柜保存。
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