电子档案的保管与维护--江苏法制报
第A06版：维权
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电子档案的保管与维护
　　□姜小平　　　　电子档案的保管首先要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，因此，要建立—个适合于磁、光介质保管的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及档案库房应达到的有关标准的要求，载体应直立摆放，并满足避光、防尘、防变形的要求，还应远离强磁场和有害气体等。笔者认为选用防磁柜存放载体较为安全。　　要保证电子档案内容逻辑上的准确。除对电子档案本身进行很好的保管外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保管，或采用其他方法和技术加以转换，以确保今后利用时能够及时、准确地还原成直接阅读的格式，真正发挥电子档案的保管、利用价值。　　要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法：—是保管电子档案相关支持软件，即在保管电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保管，并与电子档案存放在—起，恢复时，使之按本来的面目进行显示；二是保管原始档案的电子图像；三是保管电子档案的打印输出件或制成缩微品，因为这是最为稳妥的永久保管方法。　　要保证电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说，常常有不被人们完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就需要保管与档案内容相关的信息。这些信息应包括：元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子档案名称、存储位置及相互关系；与电子档案内容相关的背景信息等。　　在对电子档案保管同时，还应对各类载体进行有效的检测与维护。必须建立健全相应的保管维护电子档案规章制度，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的错误操作或不必要的重复劳动。　　对电子档案的有效保管与维护，是—项极其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保管与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，制定技术方案和工作模式，采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
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电子档案保管与纸质档案保管的比较
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浅析电子档案的管理与保护
&&&&&&本期共收录文章20篇
　　[摘要]随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，从文件的产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以软磁盘、光盘为载体的档案。为此，适应现代化管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，是档案工作发展的必然趋势。 中国论文网 /9/view-5185770.htm　　[关键词]电子档案 现代化管理 科学保护 　　近年来，随着社会经济的发展，电子信息技术发展更是突飞猛进，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，许多日常工作包括以往手续繁杂的办公行文、来往函件等，现在就可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，使档案的生存方式发生很大的变化，这样就产生了大量的电子文件，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以软磁盘、光盘为载体的档案。由此看来，适应现代化管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，是档案工作发展的必然趋势。 　　一、档案化管理电子文件 　　档案化管理电子文件，就是在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件的自身特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理，对各部门形成的电子文件实行自动化、网络化管理。从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高得用率。 　　（一）电子文件的检索 　　电子文件的检索，原则上应当是方便和利用，但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索查找网上文件，不能盲目检索，而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则，如同大海捞针。 　　（二）电子文件的鉴定 　　电子文件在归档之前，必须进行认真地鉴定。电子文件也存在着区别真伪问题，档案部门所保管的电子文件档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件，否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复印件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该文件的原始性，维护电子文件的凭证性、依据性和权威性。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件内容的完整性进行鉴定。 　　（三）电子文件的归档 　　鉴定后需要归档的电子文件，按内部文件和外部文件进行编制归档，确定文件的保管期限。一是内部文件。以不同年代、组织机构、保管期限进行组盘与分盘保管，便于定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一张软盘上便于利用。档案人员应以统一数据库规范建立档案目录，便于计算机对盘内文件的查找。二是外来文件。通过对电子文件扫描等处理进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，处理完毕的文件根据文件的重要性来确定密级和保管期限。电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式，软盘归档主要是计算机文件软盘，这些软盘要进行编号，以便查验。网络中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通过网络系统传递归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝备存，以确保档案的完整与安全。 　　二、电子文件档案与传统档案管理的区别 　　电子文件档案与传统档案在管理上是有区别的。 　　（一）电子档案与传统档案的归档时间不同 　　电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传递给档案部门，由档案工作人员接收登记并编出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率。另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，避免档案的流失和病毒的破坏。 　　（二）电子文件与传统档案归档方式不同 　　电子文件由于采用电子编码，可以编辑修改不留痕迹，载体无法固定，这些现象都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传递过程中不出现错误，确保档案部门收到电子文件的原始性、真实性和准确性。 　　（三）电子文件与传统档案在保管方式上不同 　　电子文件载体易老化变质以及信息多媒体的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，还要对文件进行格式转换，用通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取存储的档案，保证信息资源方便利用。 　　（四）电子文件与传统档案在分类、编目等管理方式上不同 　　因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件的同时，可以马上给每份文件编制文号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。在技术条件允许的情况下，可以编制多角度、全方位的检索工具。方便检索查询信息，这样查阅文件时只须报出分类号和主题词，就可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。 　　三、电子档案的保护 　　由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比软盘有良好的抗扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，档案部门就需配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但在条件不具备的情况下，软盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点。 　　（一）软盘的保护 　　统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘。在使用过程中要把住软盘的质量关也是直接影响到软盘信息的保存寿命，高质量的软盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软盘往往不到一年，就读不出数据。保管软盘也是一项细仔的工作，软盘的存放要求在无磁场干扰、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。还要加强病毒的防范，经常对计算机进行病毒检测，确保保存电子文件的软盘不带病毒。加密盘的管理，要在电子文件存盘时进行加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开，所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。 　　（二）光盘的保护 　　光盘存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘变形，在使用过程中也应该避免磨擦和划伤。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘霉变。为此光盘存放一定要保持在良好的温度和湿度的环境里。光盘是用特殊材料制成，塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射也会使光盘过早老化，因此，光盘要十分注意避光。 　　目前，档案信息电子化在我国尚在起步阶段，但档案管理人员要时刻关注其发展的动向，超前拿出管理对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展。 　　（作者单位：武汉商业服务学院 湖北武汉）
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