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办公室工作的基本任务
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中图分类号：F272.3& 文献标志码：A&& 文章标号：
一、 新时期企业办公室管理工作的解读
（一）新时期企业办公室的职责
1.制订制度。制定和健全各项制度，是新时期企业办公室管理的重要职责，也是企业发展的必然要求。制订适合新时期企业发展需求的制度，决定着企业的走向。办公室要根据企业长、短期发展目标和工作任务，及时制订科学合理的规章制度。
2.辅助决策。现代经济发展瞬息万变，企业决策者要随时根据经营环境变化情况做出战略决策，而办公室作为企业发展相关优惠政策、科技扶持相关信息收集、汇总的主要渠道之一，信息收集利用可为企业决策起到信息补充、制订操作的辅助作用。
3.公共关系管理。根据公司的战略规划，积极与政府、行业、合作企业建立良好的公共关系，协助各部门开展公共关系维护，确保集团各项目工作的顺利开展。提高危机公关意识，组织相关部门开展危机公关处理工作，及时消除不良影响，避免事态扩大。
4.日常管理。科学细致的管理，严谨的条例是现代企业生存的关键。新时期的办公室管理不仅要做好如接待、印信保管、值班保障等日常事务性工作，还要在此基础上进行科学的业务拓展和业务细化，通过科学高效的管理制度，把将企业各个部门紧密联系起来。工作原则贯彻其中，起到协调企业内部之间与企业内部与外部的联系作用。
5.业务档案管理。 随着社会经济的发展，企业不断发展，现代企业办公室要根据自身情况搞好包括文书、科技、人事、重点项目等档案的收集工作、按分类目录建档保管，以便发挥企业档案的回顾利用价值。
（一）新时期企业办公室的特点
&&& 从办公室本身所具有综合性管理服务部门的特点来说，在现代企业中为了保障企业日常正常的运转，办公室承担着桥梁和纽带的角色。管理工作具体有以下几个特点：
1.操作性。企业办公室是作为连接企业内部与企业外部的重要沟通渠道。它具有信息沟通的、关系协调的操作功能。在这种操作中，能够起到改善和调节关系的作用，同时能够在此基础上创造良好的工作氛围，最终起到培养团队协作的目的。
2.辅助性。办公室管理工作在沟通好整个企业内部各个层级的基础上有着重要的辅助作用。它可以利用公共关系管理的综合作用，为企业实现经营战略目标提供辅助决策支持。
3.综合性。办公室作为一个企业的中枢神经，保障服务工作涉及企业各个方面，如生产经营的后勤保障、营销客户接洽、外部评价体系接洽，员工队伍的稳定和信访工作等等，是企业决策得到安全、有效运行的重要保障部门。
一、新时期企业办公室工作面临的挑战
1.对办公室的管理水平提高了要求。办公室的工作具有全局性的特点，可以说是牵一发动全局，一个微小的失误可能会造成较大的不良后果。严谨的工作态度、较高的管理水平是办公室工作的基本要求。只有建立起一整套科学高效的管理制度，才能保证办公室的日常工作有效运转；只有事无巨细、小中见大，把一些琐碎的公文收发、公务接待、客户商洽、行业信息收集、公务督办等工作做在前面，才能使办公室的职能功效最大化。这就要求新时期的企业办公室人员要不断根据工作实际情况，摸索新的方法、发掘新的潜能、修正旧的制度，用科学的思想、科学的办法高能、高效地完成工作。
2.对办公室的管理职能提高了要求。传统认识中，办公室主要承担着大量繁杂的日常事务性工作，致使繁琐的公文收发、文秘机要工作成了办公室工作的代名词。这些特点使得在很大程度上人们更多地将办公室理解为一个服务性部门。办公室不仅仅要做好日常行政服务工作，更重要的是要利用其对企业全局性的了解、通过外部信息收集为公司的决策发挥更大的作用，成为领导者的智囊团，这也对现代企业办公室的工作属性、职能归属提出了新的要求，带来了新的压力。
3.对办公人员素质提高了要求。一直以来办公室偏重于行政服务部门的角色，所以在进行办公室人员配置时，往往选择一些具有文字材料处理能力或者具有较高的协调组织能力的人才。而随着现在社会经济的发展，要求企业办公室转变职能，不仅要负责日常服务工作，还要成为企业决策的辅助者，这就要求办公室在人员选择上相应地发生变化。新时期应该更重视办公室人员的综合管理能力培养，积极进行知识拓宽和更新，转变自身视野和理念。新型办公室人才应该具备调查、筛选企业发展信息的能力，及时收集和整理对企业有用的相关信息，通过分析研究，直接或间接服务于企业的决策。但现实中，许多企业办公室人员由于多年的工作积习，落入思维定式，难以适应新的变化，不懂透过各种信息了解行业的变化，这与新时期办公室新的职能要求有一定差距，也是影响办公室工作与时俱进的主要因素之一。
三、新时期办公室管理创新思路及方法
（一）高效的制度建设。
科学的制度建设离不开规范高效有序的管理以及优化的工作流程。由于工作流程复杂，涉及范围广，因此在日常的工作中，必须有一套严谨的规章制度和办公流程约束，以避免工作中出现无序混乱。尤其是接待和会议工作中经常涉及多个重要部门和外部相关单位，影响因素较多，因此这样的工作更要制定相应的管理方法。在优化工作流程的时候，要坚持有序性、系统性、可行性和简洁性的基本方针政策，确保做到统筹兼顾、简洁高效、流程设计简单易懂。深入分析工作程序、拟定关键路线、优化工作途径，采用合并法、剔除法、压缩法、重新排列等方法简化工作工序，找出最简洁的工作工序，进而加速工作，有效提高工作效率。
（二）合理分工办公室内部职能机构
办公室内部合理分工，是实现办公室科学管理的重要基础和前提。办公室作为上层的参谋部门和关键枢纽，具有咨询、信息、办事、服务等相关职能。要实现科学化的管理，首先要合理配置办公室内部职能机构，在部门的职责和权限的基础上，细化岗位职责，使得办公室内的每一个员工都各司其责，各尽其能，高效、高标准地完成各自份内的任务，进而有效地防止相互踢皮球、办事推诿等现象的出现，确保各项工作落到实处。（三）发挥协调关系的枢纽作用
办公室作为一个枢纽单位，如何协调好内外关系，其中的公关能力非常重要。这要求办公室人员眼疾手快，善于倾听，能够掌握企业各部门的工作情况，熟悉各部门的职责，了解部门职责的轻重缓急，从而协调部门间的协作。在协调中既要表现出一定的热情和主动又要做到不卑不亢。协调关系不但要自上而下更要自下而上，适时应用逆向思维，化解工作协调中难点。对于领导的指令要及时下达并监督落实，对基层意见也要及时反馈，及时解决。
（四）树立严谨的工作作风
工作的认真与否直接影响单位对外的形象，工作的属性也决定了办公室工作有很多的不稳定因素，充满了变数。例如会议的接待，领导交代的工作等等，都难以有一定的提前量，常常会突如其来，让人措手不及，十分被动。因此要合理安排各项工作，不但要有高度的责任意识，而且还要有一定的思想预判能力。制订公正、公平的奖惩制，以便提高工作人员的积极性和主动性。尽最大可能的把工作一次性做到位，这既提高了工作效率，又强化了计划的执行，避免产生遗留问题。
(五)提高综合素质
以人为本是现代企业管理的一个重要理念，办公室人员的综合素质也必须符合时代要求、紧跟时代步伐。除了具备基本的办公素质包括良好的沟通协作能力、文字能力外，必须具备自我知识更新能力，行业工作能力及法律、计算机、安全保密等现代知识。另外，为使办公室工作可持续、高能效进行，招聘人员时也要强调专业人才的引入，以适应新时期办公室管理的需求。
[1]贺军.加强和改进思想政治工作若干问题[M].中央文献出版社,2000:20.
[2]谢忠平.试论党员主体地位.天津市委党校学报[J].,.
[3]构建社会主义和谐社会学习读本[M].中共党史出版社,2005:31.
收稿日期：
（责任编辑：慕小丽）
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投稿邮箱：浅谈高校办公室细节管理
浅谈高校办公室细节管理
摘 要：目前一些高校办公室在工作中存在规章制度和管理标准不够详细或不尽完善，观念落后、工作任务繁重、管理手段滞后，过多依赖传统的经验式管理，工作人员忙于应付事务、疲于奔命，没有充分发挥传递信息、协调左右、辅助领导决策的参谋助手作用等问题；其实这些问题大多是没有真正实施细节管理，未能抓住关键环节所致。本文根据个人多年的工作经验，浅谈如果做好办公室工作细节管理提出一些个人观点。关键词：高校办公室；工作任务；内容特点；细节管理；保密性一般认为做好办公室细节管理必须要从重视细节管理，减少办公室工作失误和做好细节服务入手；在工作方式上，要程序公正和规范，分清主次、分清轻重缓急、明确责任；增强对细节的洞察力、增强对细节的执行力、增强对细节的监督力；紧扣关键环节、瞄准薄弱环节、挖掘创新环节、抓好过程控制等环节强化办公室细节管理。1 高校办公室工作的任务、内容和特点1.1 高校办公室工作任务和内容有人认为高校办公室在高校内部管理中扮演着“综合协调的核心部门、信息集散的中枢机关、调研辅助的参谋机关、全面综合的服务机关、内引外联的窗口机关&等多个角色；其基本职能有沟通、协调、控制和服务圆，也有人认为基本职能应包括参谋、服务、协调、信息、督办等；事实上，上述对高校办公室职能和定位的认识大同小异，没有本质上的差别；高校办公室的工作内容是工作任务与职责的派生，是工作任务的具体化，一般来讲，高校办公室承担辅助决策、信息管理、公文起草、协调关系、制定规章制度、会议管理、日常事务管理、机要保密、信访管理、统计管理、档案管理等工作内容，有些高校办公室可能还有外事工作、学校办公自动化等工作。1.2 高校办公室工作特点高校办公室是高校内部的综合部门，与其他职能部门相比，办公室的工作具有自己的特点。（1）政策性办公室的重要任务是处理公文、传递信息、答复问题等，这些事项都是政策性很强的工作。处理每项工作，必须要有政策、法律法规、学校和部门文件作为依据，不能随心所欲；其工作性质要求有关人员要熟悉和理解相关政策、法律法规、学校和部门文件，严谨负责、一丝不苟。（2）综合性办公室工作的综合性体现在两方面，一方面是事务的综合性，另一方面是事务的全局性。学校办公室工作面广、头绪多、事务繁杂，既有纵向联系也有横向联系；既要参与政务，又要管理事务，它是学校的多功能、多层次、多向性的综合管理机构，它的每一项工作都是学校整体工作的一部分，它处理的许多事情往往带有全局性，会对全校工作产生较大影响；因此，办公室人员要有清晰的工作思路，较强的协调能力，从琐事中找规律，突出重点，从学校整体出发，统筹安排，防止顾此失彼。（3）时效性随着教育改革的不断深入，高校办学的内外环境发生了很大变化，社会对高校要求越来越高；同样，学校对办公室的要求也越来越高，办公室“从单纯的任务执行转变为一个主要发挥参谋助手职能的智囊型机构，从注重内部建设转变为一个协调学校各部门各方面发展的综合型机构，从侧重行政化管理转变为一个满足师生和教学需求的服务型机构，从偏重经验式办公转变为一个程序化运行的专业型机构”。在转变过程中要追求高效，强调时问观念，才能充分发挥作用，当好领导的助手，做好师生的服务员，做到领导满意、师生满意、自己满意。（4）服务性办公室是领导的助手，办公室的工作要为领导服务，无论是办公室主任还是普通职员，都必须摆正自己的位置，办公室人员不是学校领导，只是领导的参谋和助手，在处理有关事务时不能代替领导的作用；当然为领导服务不是指为某一领导私人服务，广义的讲是为学校服务；随着学校管理的改革，办公室职能发生了很大变化，服务性职能逐渐增多，办公室不仅要为领导服务，同时还要为广大师生服务。（5）被动性与突击性高校办公室的辅助地位决定了工作的被动性。其一，作为领导的助手，必须随时按照领导的指示和意图办事，不能自行其是；其二，办公室是整个行政机关的枢纽，内外往来的信息都要经过这里，每天要面对或处理许多事先预知不到的事件，必须被动接受，甚至要变被动接受为主动应对。2 高校办公室细节管理从办公室的职责范围和工作内容来看，高校办公室的细节管理应包含办公室管理的全部内容，但各学校的基础条件不同，可以根据实际情况选取部分内容先实施细节管理，在总结成熟的基础上逐步推广。2.1 信息的细节管理信息工作是高校办公室工作的重要组成部分，也是高校管理体系中沟通内外和联系上下的渠道。信息工作的好坏直接影响领导掌握动态、科学决策，影响学校的改革、发展和稳定。高校办公室作为全校信息的汇集部门，既要负责适时向各学院、职能部门发布信息，又要负责向上级有关部门和本级领导报送信息；要做好信息的细节管理必须在信息的收集、处理、传递、反馈四方面下功夫；建立并完善信息化服务平台和信息网络，保持信息渠道的畅通；在管理过程中尽量配备专人，落实责任，营造良好氛围；注重抓关键、细调研，保证内容准确，筛选认真，报送及时；在信息的收集、传递、处理、利用、反馈、存储等关键环节全面细节化。2.2 接待工作的细节管理目前大部分高校办公室只负责国内有关事务的接待工作，国外、港澳台的接待事务一般由外事部门负责。办公室接待工作的好坏直接关系到学校的整体形象，是学校对外交流必不可少的环节，接待工作更是考验细节管理能力的试金石。接待要坚持“诚恳热情”、“讲究礼仪”、“细致周到”、“照章办事”、“俭省节约&、“保守机密”等原则；根据接待对象的不同建立接待的一般性流程，接待人员严格按接待流程有礼有节开展活动，在接待过程中要注意“迎接”、“引见”、“招待”、“送别”等环节和“仪表姿态”、“语言谈吐&、“随机应变&等方面的细节。2.3 会议会务细节管理会议是解决问题的重要手段，会务管理是高校办公室管理的一项重要工作，会务工作集中反映了办公室组织协调能力，会议规模有大有小，大型会议是学校整体组织协调能力的综合体现。2.4 文件收发的细节管理文件是学校、党政机关传递规范信息的重要渠道，也是各级部门之间正式沟通的主渠道，文件体现的是有关党政部门的意志，具有权威性、严肃性和针对性，需要认真执行，严格遵守。文件的收发看起来毫不起眼，但却是办公室一项非常重要的工作，文件的收发必须严格遵守国家、上级有关部门及学校的有关规定。文件的制发要做到“起草细&、“校核细&、“印制细&、“分发细&；文件接收要注意拟办意见恰当、催办及时、办复规范。2.5 印信的细节管理印章是学校的象征，是学校的代表，具有一定的权威性；印章有学校公章、领导私人印章之分，印章的制作、启用和撤销要严格按照国家规定执行，在使用过程中要严格管理制度、严格审批制度，尤其要落实好使用登记制度，做到照章办事、仔细登记。介绍信和证明信是学校对外联络或对外说明的信物，在开具时必须要留根留据，以备日后查考。3 结语随着我国市场经济体制改革的不断深化，在和谐社会的新形势下，如何做好办公室工作，如何适应新形势，如何为高校服务，这对办公室管理工作提出了新的要求。高校体制改革的不断完善，办公室呈现出了管理职能特殊化、协调工作复杂化、督查督办工作多样化、管理服务效能化等特点，在促进单位的协调运转方面也充当着越来越重要的角色。■
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办公室工作人员应具有八种意识
办公室工作人员应具有八种意识
办公室是一个单位的综合办事机构，是各项工作的“中心枢纽”，具有参谋助手协调服务等重要职能，承担上传下达的重要责任，工作的好坏直接影响各项工作的正常开展。尤其是对新组建的食品药品监管部门，随着监管体制的调整带来的职能增加、职工增多的情况下，如何让办公室发挥应有和更大的作用，才能最大限度地让群众满意、让上级满意、让职工满意，为这无疑对我们每个办公室工作人员提出了更高的要求。笔者认为，要做好办公室工作，办公室人员至少应具备八种意识。一是要有全局意识。发挥参谋作用是办公室的最本质也是最基本的要求，这就要求办公室的工作出发点不能仅足限于办公室或某一个单方面的工作，办公室的同志得牢固树立全局意识，要处处站在全局工作的高度，紧贴领导的思路，出主意、提建议都要从全局中去思考，去谋划，去衡量，做到想领导之所想，谋领导之所虑，办领导之所需，要参在点子上，谋在关键上。多出主意，多提建设性意见。二是要有责任意识。办公室工作质量的高低，对全局工作影响很大。做好了，会帮助领导提高决策水平，促进各项工作的开展和落实；做不好，则会贻误工作，造成损失和不良影响。作为从事办公室工作的同志，必须认清形势，明确任务，增强责任感，提高自觉性，更加努力地做好本职工作。工作中责任是第一位的。责任意识就是角色意识，就是要知道自己这个岗位、这道工序、这个环节在全局中所处的位置和应发挥的作用，自觉地做好分内之事，优质高效地完成任务。办公室所处的地位和所承担的重要责任，决定了办公室的每一个岗位、每一个工作人员的责任都是重大的。无论是辅助决策、督查决策实施的大事，还是校对一篇材料、接待一位基层同志的实事，每一件都可能牵动大局，关系到领导和机关正常工作的开展。因此，办公室工作人员要牢固树立“责任当头、职能优先，细节决定成败”的责任意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前，在处理任何事上，都要从严要求，高标准、高质量、精益求精，确保万无一失。三是要有服务意识。办公室工作的宗旨就是服务，而且是全方位的服务，高效优质的服务，这是办公室工作的出发点和落脚点。食品药品监管部门的办公室人员，应做好五个方面的服务，即要为上级机关服好务、为领导服好务、为内部职工服好务、为基层单位服务好、为监管对象服好务。要做好这五个服务，从事办公室工作的同志首先必须具有奉献精神，没有奉献精神就搞不好服务，服务就没有积极性、主动性和创造性。办公室工作最大的规律就是“相对无规律”，“不由自主”，既要“鞍前不能越位”，又要“马后不能掉队”。强化服务意识，必须正确处理好苦与乐、名与利、得与失的关系。要做好超前服务，做到脑勤、手勤、腿勤、口勤，凡事想在前，做在前，服务在前。四是要有细节意识。办公室工作无小事，无论传递一份文件，还是接听一个电话，等等，这些都无疑不是对我们办公室工作人员政治素质的考验和工作水平的检验。办公室工作中尤其要注意把握办文、办会、办事三个方面，在细节上狠下功夫，确保不出偏差，不出问题，不断提升参谋水平和智能服务质量。在办文方面，要按照规范化、制度化、科学化的要求，狠抓文件起草、审核、签发、复核等环节，确保公文快速有序地运转，精简文件数量，提高文件质量。在办会方面，对大型会议活动要建立审批制度，通过统筹考虑，合理安排，讲求时效，尽可能地减少会议，并加大协调力度，提高会务服务质量。在办事方面，要坚持从工作的大局考虑每一个细小问题，力求把每一件事情都考虑得更周全，安排得更细致，处理得更完善，坚持高效率、快节奏，急事急办，特事特办。这就要求我们在日常工作中要细心、细致，要从细小的事抓起，要把重视细节、将小事做细培养成一种习惯。对任何一件事情，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点的虚假和敷衍。五是要有学习意识。办公室工作综合性强、涉及面广，既要站在全局的高度了解总体工作，又要了解近期的重点工作，既要了解上级领导的工作意见和要求，还要了解本单位的实际情况和干部职工的意见建议。这就需要我们结合工作实际，增强工作的主动性、预见性、创造性，通过向书本学、向同事学、向群众学、向网络学，不断调整观念，更新知识体系，全面提高政策理论水平、知识水平和业务技能，尤其注重知识向能力的转化，自觉成为学以致用、用有所成的表率，以适应食品药品监管新任务、新要求的需要。六是要有廉洁意识。办公室工作人员虽然一般情况下不出去执法，不和监管对象直接打交道，监管上的不廉洁行为一般与我们沾不上边。但办公室工作位置特殊，避免不了要接触到钱和物，这就要求办公室人员要从严自律、恪守本分，加强自身修养，增强廉洁意识，树立不占“小便宜”的，自觉做到清正廉洁、品德高尚，维护食品药品监管系统的良好形象。七是要有创新意识。做好新形势下食品药品监管系统的办公室，要从服务食品药品安全监管事业的责任和意识出发，解放思想、更新观念，勇于进取、敢于创新，敢做事、会做事、做成事，才能不负使命，做一名合格的办公室人员。要破除创新高不可及的思想障碍，切实增强创新的主动意识，坚持把创新渗透到办公室日常工作的每一个岗位、每一个环节，做到建言献策有新思路、新对策，协调工作有新举措、新手段，督查督办有新方法、新措施，行文写作要有新观点、新语言，努力实现观念创新、思路创新和方法创新，做到工作状态好，工作标准高，工作作风实，工作效率高，工作成效优。这样才能满足新形势下食品药品监管工作的需要，有力保障食品药品监管系统各项事务的顺利进行和高效运转。八是要有团结意识。做好办公室工作，离不开各职能部门的帮助和支持，也离不开内部的团结协作。办公室的工作大多相互关联，涉及多个方面，若办公室某一个人、某一项细小的工作没做好，都会是办公室工作没做好，有的甚至会给全局工作带来被动和不好的影响。比如召开一次大型的，有通知的下发、资料的准备、会场布置、会务服务等等具体事务，没有团结协作的精神，不相互支持配合，某一、二个人都是很难做好的。况且全市食品药品监管系统办公室战线上的工作人员比较少，尤其是区县局，有的只有二三个人，而当今面临的事务又很多，办公室人员没有精诚团结的精神就更难把办公室的工作做好、把全局事务协调处理好。这就需要大家在每一项工作中相互补台不拆台，同心齐力为食品药品监管事业、为保障人民群众“舌尖上的安全”贡献力量。（编辑：月影）
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