数据管理和分析
Excel与其他数据管理软件相类似，有强大的数据管理和分析功能。它不仅能够通过数据清单来增加、删除和移动数据，而且还能够对数据清单进行排序、筛选、分类汇总、建立数据透视表等。
在Excel中用数据清单来实现数据管理，类似于数据库管理系统对数据表的管理。数据清单中的每一行数据称为一条记录，每一列称为一个字段。
数据清单是一个规则的二维表，第一行称为标题行，以下各行构成数据区域。数据清单中的数据应满足以下条件：
①标题行的每个单元格内容为字段名。
②同一列中的数据应有相同的数据类型。
③同一数据清单中，不允许有空行、空列。
④数据区中的每一行称为一个记录，存放相关的一组数据。
⑤同一工作表中可以容纳多个数据清单，但两个数据清单之间至少间隔一行或一列。
1.数据清单的建立
建立数据清单可使用两种方法，一种是直接在工作表中输入字段名和数据，输入时可以编辑修改；另一种方法是使用“记录单”对话框建立数据清单。
使用“记录单”对话框建立数据清单的操作步骤：
①选定要建立数据清单的工作表。
②在数据清单的第一行，输入数据清单标题行内容。如班级、姓名、数学、物理、化学、马列、计算机。
③将光标定位到标题行或下一行中的任意单元格中。然后选择“数据”下拉菜单中的“记录单”命令，由于数据清单中没有数据，系统会给出一个提示框，单击“确定”按钮，弹出“记录单”对话框，如图4-39所示。
④在“记录单”中显示有各字段名称和相应的字段内容文本框，在文本框中输入第一个记录各字段内容，输入过程中可按Tab键、Shift+Tab键在各字段之间移动光标或用鼠标单击需要编辑的字段。单击“新建”按钮或者单击滚动条下方按钮，第一个记录数据将添加到数据清单中，同时记录单各文本框内容为空。
⑤用同样的方法输入其他记录数据，在输入数据的过程中，如果要取消正在输入的数据，可单击记录单中的“还原”按钮或者按Del键。
⑥全部数据输入完成后，单击记录单中的“关闭”按钮。
2.数据清单的编辑
可以使用前面介绍的方法在工作表中进行操作，也可以使用“记录单”对话框来完成。
①浏览、定位记录
将光标定位于数据清单中，打开“记录单”对话框，单击“记录单”对话框中的“上一条”、“下一条”按钮，或者单击滚动条，可以浏览定位记录。
②修改记录
要修改某条记录，首先在“记录单”对话框中定位到该记录，然后单击要修改的字段，进行修改。放弃修改，单击“还原”按钮。
③删除记录
首先在“记录单”对话框中定位于要删除的记录，单击“删除”按钮，即可删除当前显示的记录。
④查找记录
如果要查找记录，打开“记录单”对话框，单击“条件”按钮，出现类似的空白记录单，同时“条件”按钮变为“记录单”按钮,如图4-40所示。在该记录单中输入相应的检索条件，按回车键或单击“记录单”按钮就可查找到需要的记录。
例如：在成绩单工作表中，查找计算机&85的记录。单击“条件”按钮后，在计算机字段输入“&85”，按回车键或单击“记录单”按钮。记录单中显示满足条件的第一条记录，单击“上一条”或“下一条”按钮，可以显示出满足条件的其他记录。
数据排序是指按数据清单中某一个或几个字段值由小到大（升序）或者由大到小（降序），对数据清单中的所有记录排列顺序。排序所依据的字段称为关键字。
1.简单排序
简单排序是指按一个字段值排序，并且标题行不参与排序。排序步骤：
①将光标定位在排序字段列中的任意单元格。
②单击常用工具栏中的“升序”按钮，数据清单内的所有记录按排序字段升序排列；单击“降序”按钮，数据清单内的所有记录按排序字段降序排列。
2.复杂排序
复杂排序是指按多个关键字排序，即先按第一个关键字排序，在第一个关键字相同的情况下，再按第二个关键字排序，依次类推。最多按3个关键字排序。
例如：在“成绩单”工作表中，先按“班级”的升序排序，班级相同的按“马列”成绩降序排序，马列成绩相同的按“数学”成绩降序排序。操作步骤：
①将光标定位在数据清单中的任意单元格内。
②选择“数据”下拉菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框，如图4-41所示。
③在“主要关键字”下拉列表中选择“班级”，并选中“递增”单选按钮。
④在“次要关键字”下拉列表中选择“马列”，并选中“递减”单选按钮。
⑤在“第三关键字”下拉列表中选择“数学”，并选中“递减”单选按钮。
⑥在“当前数据清单”栏选中“有标题行”单选按钮，表示标题行不参与排序。若选中“无标题行”单选钮，表示标题行作为一个记录和数据一起排序。
⑦单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，如图4-42所示。从中可以自定义排序顺序，选择排序“方向”和排序“方法”。单击“确定”按钮，返回“排序”对话框，再单击“确定”按钮，关闭“排序”对话框，数据清单中会按指定的排序要求排序。排序结果如图4-43所示。
Excel提供了两种筛选：自动筛选和高级筛选。
自动筛选用于同字段中最多两个条件，两个条件可以“与”或“或”，不同字段的条件间只能是与的关系，即在多字段都有条件的情况下，筛选出来的是同时满足多个字段条件的记录。
例如：在成绩单中筛选出数学成绩大于80小于90,并且计算机成绩大于等于85的记录。数学成绩条件和计算机成绩条件是与的关系，可以用自动筛选。
高级筛选可用于同字段中多个条件，或者不同字段间多个条件的“与”或“或”关系。
例如：在成绩单中筛选出数学成绩大于80小于90,或者计算机成绩大于等于85的记录。数学成绩条件和计算机成绩条件是或的关系，只能使用高级筛选。
以在成绩单中筛选出数学大于80小于90，并且计算机大于等于85的记录为例，说明自动筛选的操作步骤：
①将光标定位于数据清单中任意单元格。
②打开“数据”下拉菜单，选择“筛选”级联菜单中的“自动筛选”命令，每个字段名右侧出现一个下三角按钮q，如图4-44所示，按钮用于打开筛选条件。
③输入“数学”条件。单击数学右侧的q，打开下拉菜单，如图4-45所示。各项含义为：
?全部：取消筛选，显示原全部记录。
?前10个：打开“自动筛选前10个”对话框，如图4-46所示。可筛选出前N个记录，或后N个记录。可选择按项（记录）数筛选，也可选择按百分比筛选。
?自定义：打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图4-47所示。在这个对话框中可选择或输入两个筛选条件，两个条件可选择“与”或“或”。
下拉菜单的最下面显示字段的取值。单击其中的某个值，表示只显示字段值为选定值的记录。
对于本例的数学条件应选择“自定义”，在“自定义自动筛选方式”对话框中选择或输入“数学大于80小于90”，如图4-45所示。
④输入“计算机”条件
用同样的方法输入“计算机大于等于85”条件。筛选结果如图4-48所示。
如果要取消数据清单的自动筛选状态（各字段名右侧有标记），可打开“数据”下拉菜单，选择“筛选”级联菜单中的“自动筛选”命令。
高级筛选必须根据筛选条件建立条件区，条件区至少应与数据清单中的数据隔一行或一列。筛选的结果可以在原数据区显示，也可在新的区域显示。
1.筛选条件的输入方法
筛选条件的基本输入规则：条件中用到的字段名在同一行中且连续，下方输入条件值，“与”关系写在同一行，“或”关系写在同一列。
如：在成绩单中筛选出数学成绩大于80小于90,并且计算机成绩大于等于85的记录。建立条件区如图4-49(a)所示。
在成绩单中筛选出数学成绩大于80小于90,或者计算机成绩大于等于85的记录。建立条件区如图4-49(b)所示。
在成绩单中筛选出01_3班的记录。建立条件区如图4-49(c)所示。
2.高级筛选操作步骤：
①单击数据清单内任意单元格。
②选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框。
3.高级筛选举例
高级筛选的关键是写出正确的条件区，下面举例说明条件区的写法。
例1：在成绩单中，筛选出01_3班级中，数学、物理、计算机3门课程同时达到85分以上的记录（含85分）。条件区如图4-51(a)所示。
例2：在成绩单中，筛选出01_3班级中，计算机成绩达到85分以上（含85分），而且数学或者物理有1门也达到85分以上（含85分）的记录。条件区如图4-51(b)所示。
1.分类汇总的概念
分类汇总就是根据数据清单中某个字段值对清单中数据进行分类，把字段值相同的作为一类，并对每一类进行如合计、计数、取平均等。如成绩单中，按班级分类统计各班每门课程的平均分。其中班级是“分类字段”，求平均是“汇总方式”。
在分类汇总时，应首先按分类字段对数据清单进行排序，然后才能做分类汇总。
2.分类汇总的操作步骤：
下面以统计各班每门课程平均分为例，说明分类汇总的操作过程。
①按“班级”排序。
②把光标定位在数据清单中任意单元格。
③选择“数据”下拉菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。
3.取消分类汇总
要取消分类汇总，打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮。
分类汇总只能按一个字段分类，如果需要按多个字段进行分类统计数据表中的数据，可以使用数据透视表。如在存款单工作表中，统计各银行不同存款期限的存款金额。
下面以统计存款单工作表中，各银行不同存款期限的存款金额为例，说明数据透视表的创建过程。
将光标定位在存款单数据清单内任意单元格。
选择“数据”下拉菜单中的“数据透视表和透视报告”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框，如图4-54所示。
默认情况下，数据透视表的数据源来自Excel工作表。单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框，如图4-55所示。
观察“选定区域”内预选的用于创建数据透视表的数据区域是否正确，不正确时可重新选择或输入。单击“下一步”，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框，如图4-56所示。
选择数据透视表的显示位置：新建工作表或现有工作表。单击“版式”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-版式”对话框，如图4-57所示。
对话框的右侧显示了数据清单中的所有字段名，根据分类要求，将“银行”字段拖动到“行”区，即不同的银行显示在数据透视表不同的行中；将“期限”字段拖动到“列”区，即不同的存款期限显示在数据透视表不同的列中；将要统计的字段“金额”拖动到“数据”区，默认的汇总方式是求和。如果要修改汇总方式，可双击“数据”区，打开“数据透视表字段”对话框，如图4-58所示。在汇总方式列表中选择其他的汇总方式，单击“确定”按钮，返回“版式”对话框。单击“版式”对话框中的“确定”按钮，返回到“步骤之3”对话框，单击“完成”按钮，创建的数据透视表如图4-59所示。
数据透视表的修改可借助“数据透视表”工具栏。打开“视图”下拉菜单，选择“工具栏”级联菜单中的“数据透视表”命令，可调出“数据透视表”工具栏，如图4-60所示。
修改数据透视表，最直接的方法是通过“数据透视表”工具栏中的“透视表向导”按钮，重新返回创建过程，进行修改。
数据透视表中的各下拉列表按钮、数据项的快捷菜单，也可以用于修改数据透视表。温馨提示！由于新浪微博认证机制调整，您的新浪微博帐号绑定已过期，请重新绑定！&&|&&
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blogTitle:'复杂条件一网筛尽Excel高级筛选技巧',
blogAbstract:'Excel中的“自动筛选”功能大家也许并不陌生，对于条件简单的筛选操作，它基本可以应付。但是，最后符合条件的结果只能显示的在原有的数据表格中，不符合条件的将自动隐藏。若要筛选含有指定关键字的记录，并且将结果显示在两个表中进行数据比对或其他情况，“自动筛选”就有些捉襟见肘了。“傻瓜相机”毕竟功能有限，那么就让我们来试试“高级相机”吧！熟练运用“高级筛选”，无论条件多么复杂，都能一网筛尽。人力资源部的小李最近在做员工表格统计时，就尝到了甜头。　　一、特定字符一步筛　　现在在这份表格中，小李要查找姓“陈”的所有员工记录，他想了想，很快获得了结果。　　如图1所示，在数据区域外的任一单元格（如B17）中输入被筛选的字段名称“姓名”，在紧靠其下方的B18单元格中输入筛选条件“陈*”。然后依次单击“数据→筛选→高级筛选”命令，在弹出的“高级筛选”对话框，选择筛选方式中的“',
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在ExcelHome收获很多，为感谢各位版主和朋友的帮助，连夜公布一点收获。关于高级筛选的条件区的设置，刚有一些总结，其中部分内容是经过我反复试验，希望与前人不重复（以前长期不会筛选重复记录，也曾在本论坛提出过问题，现在有所收获，提供给大家，作为对ExcelHome朋友们的小小谢意！&本文件中部分内容参考了本论坛朋友们的帖子，在此感谢。
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[原创]★高级筛选的条件区(含筛选重复记录)★
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[原创]★★筛选重复记录(高级筛选的条件区)★★
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